流程优化视角下的RPA与应用案例分享

长期以来,财务人员一直被结构化、重复且繁琐的劳动所禁锢。如何把员工从这些工作中解放出来,优化整个企业财务流程作业,减少成本,提高效率,确保零失误是当下很多企业都在思考的问题。而 RPA 的出现,无疑能在很大程度上帮助企业实现上述梦想。近日,元年研究院资深研究员杨菲菲作为元年科技主办的“RPA的风险管控与应用案例纷享”直播内容主持人,现场和UiPath客户成功经理李晓飞、滴滴网约车平台RPA负责人段霄鹏进行了精彩互动,就RPA需求挖掘与流程规划、经典案例分析等问题展开讨论,现摘录部分内容分享给读者。

RPA需求挖掘与流程规划

元年研究院资深研究员杨菲菲认为,RPA在实施过程中会遇到很多挑战,如何选择正确的流程是很多企业面临的第一步。很多企业出现例如没有达到业务预期的提高流程效率,或者过高实施成本,亦或者流程变更或其他原因无法继续实施RPA等诸如此类的问题,最后导致RPA项目的实施不成功。

那么,该如何挖掘、评估流程及估算实施成本呢?杨菲菲表示,需求挖掘可以用流程挖掘的基本方法论,例如六西格玛方法论,它可以集中解决流程中间的问题。因此,企业在实施RPA过程中可以分为三个方向进行流程挖掘:问题导向需求,例如流程事故、内外部客户投诉、流程优化设计报告等;绩效导向需求,例如标杆企业、竞争对手对比、绩效报告等;变革导向需求,例如企业战略、经营思路、重要改革举措等。接下来,企业该怎样评估流程是否适合RPA?杨菲菲强调,在输入的过程中,如果有清晰的输入来源、标准的结构化数据,在流程的过程中,有规则和逻辑可循,且业务系统稳定,那么就判断这个流程比较适合于RPA方式来实现。

在选择好流程后,企业需要进行流程自动化的实施优先级排序,通常考虑收益和实施难度两个方面。对于RPA项目的收益来说,通常考虑工作效率、质量等因素,企业可以根据流程耗费时间、业务频率、出错率、业务量峰值和低谷等方面进行实际收益评估。根据流程稳定性、系统稳定性、复杂性和异常(输入、流程标准、输出)、流程连续性等因素,进行实施成本评估。在RPA的实施过程中,企业可以依据涉及的系统、系统操作界面、输入模板(结构化)、影像输入(非结构化)、业务逻辑、硬件适配等因素评估流程复杂程度。

UiPath驱动全球敏捷式数字化转型

不同的行业哪一些流程实施了RPA?它们实施的情况是什么样子的?UiPath客户成功经理李晓飞表示,RPA在各行各业都有一个广泛的应用。从行业划分来看,银行、金融服务、保险、证券、传统制造业、生物制药,包括零售、快销、电商、电信运营商,甚至咨询等各行各业都可以用到RPA。从另一个角度来看,每个组织的每个部门都存在手工、重复、低效的工作,有机会进行自动化。

RPA在财务领域应用前景巨大。

以往人工发票核验的流程,发票验证人工操作需要三步:打开国税发票查验网站,人工输入发票信息,人工检查发票查验结果。实施RPA后,人工干预输入验证码,后续验证过程由RPA完成,方便快捷。

银行来款提醒流程原来是一个非常耗费人力、时间和精力的人工操作,每天需要大量的时间登录银行网站查询付款、贷款明细,占用大量时间去重复下载。现在利用RPA,可以做到每10分钟运行一次,自动下载和整合来款、付款信息,用户只需修改相关配置文件即可添加其它银行的来款、付款提醒业务支持,并可删除或更新现有银行的来款、付款提醒业务。全部过程无需人工干预。

流程优化视角下的RPA与应用案例分享插图

进销项差额表提醒业务中,人工执行一次操作可能需要耗时一两个小时或者更多时间完成,但是通过运用RPA,它不仅速度快,而且还保证百分之百的正确率。

流程优化视角下的RPA与应用案例分享插图(1)

反洗钱企业信息查询业务以案例进行分享。某国内银行反洗钱集中处理团队每天需要根据系统预警获取企业信息查询任务,分摊15名左右的处理人员登陆“国家企业信用信息公示系统”网站查询企业基本工商信息数据。手工查询一个企业基本信息大约需要3-4分钟,现在RPA流程下班前执行批量查询任务,次日获取结果,每天可节省200笔左右,10-12人工/小时操作。

流程优化视角下的RPA与应用案例分享插图(2)

业务对账中,某银行资管部门从系统A和系统B读取下载账户数据,根据预设的规则检查是否符合条件,并核对两边的信息是否一致,生成核对结果报告发送给业务。每月需要完后3000多条工作量,人工操作3小时降低到机器人执行2分钟,账务信息零错误率。

除此之外,RPA在银行业外呼提效与客户挽留、理财产品自动化录入、资本市场每日动态、合同自动续签业务、资金管理、智能报销、疫情中健康状况调查等领域也有广泛的应用潜力,未来,RPA的发展前景将得到持续释放。

RPA惠及滴滴出行的新角度

RPA在出行领域处于什么样的应用情况呢?滴滴网约车平台RPA负责人段霄鹏介绍,滴滴网约车RPA 模式分为集中模式、混合模式、联邦模式。RPA中心愿景是(对一线用户)人手一台机器人,(对业务专家) RPA开发能力民主化,(对产研)形成补充开发资源,释放世界级RD专注在世界级难题。目前RPA可复用模块14 个。RPA中心实施了50个流程,目前在运营32个,每天可节约42人天,ROI为 14。赋能CoE(兼职)实施了55个流程,目前在run 50个,每天可节约12人天。RPA实施的流程主要分为四类:数据API、数据看板、提醒功能、网页操作。数据API方面,不同系统之间进行数据交换,代替了手工操作或者是开发接口。数据看板方面,主要形式为Excel,可对Excel生产的看板进行截图,包括获取数据来源以及操作excel的数据,并将看板和截图发送到邮箱或者是内部IM工具中。提醒功能方面,主要通过邮件或者IM工具对某些事件进行提醒,比如某些监控数据超过阈值进行提醒(比如值班提醒)。网页操作方面,对于内部系统中按照固定规则进行操作的步骤自动化进行操作,同时需要结合数据进行操作(比如权限审批)。

滴滴出行RPA中心经过RPA需求收集、需求评审、PRD评审、开发测试、上线交付,在建设过程中形成一些经验。例如,标准化功能模块将需求功能按照功能模块进行封装,实现可复用模块;标准化的开发流程通过对流程和开发文档的标准化,提高开发效率;robot和studio云端化部署提高效率,同时便于赋能CoE的建设。RPA云端部署可快速从本地部署流程到云端,所有流程可灵活在不同服务器中灵活切换,Robot安装在虚拟的服务器中便于复制和远程管理。同时,为了能够让更多区域的员工具备实施RPA机器人的能力,公司通过建设RPA赋能CoE,让区域员工来特训营学习RPA技能来解决每个区域自己的问题。

滴滴出行RPA中心加快RPA产品化,通过提高开发速度,规范开发一致性,设计开发可复用模块,来避免重复造轮子。同时不忘创新,RPA中心通过RPA机器人和IM沟通模块工具打通,和IM工具的群机器人接口进行对接,RPA机器人可将消息发到IM群机器人或者IM个人账号中,也可做成类似提醒的机器人或者客服机器人,或者做成数据定时推送的机器人。在流程稳定性方面,滴滴出行RPA中心通过自定义流程监控的Activity,实现了整个流程稳定性的监控和时间收益的监控,流程稳定性基本上在90%以上,距离流程稳定性95%的目标越来越小。

本文由 RPA Club 作者:Editor 发表,其版权均为 RPA Club 所有,文章内容系作者个人观点,不代表 RPA Club 对观点赞同或支持。如需转载,请注明文章来源。

发表评论