专题案例 | RPA,从流程加速王者到数字化转型利器

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专题案例 | RPA,从流程加速王者到数字化转型利器插图

59% 的财务领导人认为RPA在未来两年内,将使他们的业务更具竞争力。

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RPA,从加速器到加“数”器(第二弹)

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在全球疫情肆虐及经济下行的当下,使得越来越多的公司对既有业务流程加速的需求,以及数字化转型的深化,都出现了前所未有的渴求。

随着RPA在FSSC和COE团队中应用深度的不断加强,以及财务团队和IT团队对RPA认知的逐渐深化,RPA在完美发挥流程加速器作用的同时,悄然开启了对企业数字化转型的加“数”动作。

专题回顾

上周四,【首席财务官·财道传习社】携手RPA领域的全球领先者UiPath联合主办的“RPA,从加速器到加“数”器”(2)—— 2020’TOPCFO线上直播大讲堂完美收官,超过110余位企业财务和IT负责人同步在线互动。

分享大咖

本次活动得到了富士康集团、UiPath、某大型知名券商等机构的鼎力支持,三位来自RPA领域有深入实践经验的财务大咖,围绕“RPA对于FSSC与COE运营与流程上的简化与加速”,以及“RPA深化应用后对企业数字化转型的日益显著的帮助”两大维度为切入点展开了深入讨论与分享。

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吴哲锐

数字化转型专家,券商研发中心负责人

李大鹏

富士康集团

RPA商业解决方案经理

陈磊

UiPath 中国区售前总监

主题分享01

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RPA应用推动数字化转型

数字化转型专家,券商研发中心负责人 吴哲锐

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分享要点

01、数字化=ABCD?

AI、区块链、大数据以及云计算,这些都只是工具而已,它还不能代表数字化的本质。

推动数字化转型有三个要素:最关键的一个是带着放大镜去观察这个世界,完全极致的数字化,可以在需要的时候非常精确的将数据找出来。有了这些数据之后,就可以很容易产生新的业务形态和新的业务边界

数字化转型是一场分辨率革命,涵盖渠道、产品、业务、运营、文化和人才。

很多时候,我们会说数字化的渠道就是线上化,但这不是说线上化能够很简单的等于数字化。本质还在于,因为这线上化的渠道,它可以很及时的得到客户的反馈。

比如RPA的应用,有机会使我们从重复的劳动解放开来,而去处理一些原来没有机会去做的事情,运营模式就会往更优化的方面发展。因为运营的核心应该是聚焦在处理异常,正常的流程应该是完全自动化的。

企业转型不是说某个部门独立去驱动,应该是每个人都会有这样的理念,才是真正的转型成功。

02、为什么说RPA能推动数字化转型?

RPA通过完全自动化的操作去取代重复劳动,有能力去自动采集数据,自动执行任务,自动触发服务,所以我们能够获得更高分辨率的数据。对于金融产品来说,可以得到更高的风险管理水平

当然后面我们去打印流水也是能看到,但是在于某些监测系统的逻辑下,因为频率的问题,你可能没有抓到这个事情。

所以在这个例子上我们可以非常明显的看到说,它就意味着更高的分辨率,而且这也意味着更高的风险管理水平,也可以突破一些业务的边界。

03、企业内RPA大规模应用的思路?

第一个是RPA在整个体系内,我们把它当成一个服务。我们会有自己的流程引擎,会有自己的系统。在当我们需要去用RPA采集数据或者触发任务的时候会去调用。但不会很依赖RPA自己来串联,这样应用发挥到最大。

第二个是用户编程。这也符合UiPath人手都有一个RPA这样的思路,把大批的学习培训去到业务部门,而不只是在IT。

第三个是关注这些场景实施的ROI。其实每个场景如果说用外部的力量来实施的话,其实它的投入也是不小。我们会有一些评估的机制,来挑选出高ROI的项目或者场景来实施。

第四个是多层次的资源部署。根据我们的项目实施情况,会去平衡这样的一个资源投入。全部自己的人来做,或者全部让厂商的人来做,都可能会有一定的弊端,保持一个比例和灵活性,然后去做最优的部署。

第五个是有所节制。不是所有的工作都用RPA来做,要判断哪些项目让RPA做收效更高。

04、实战例子:把RPA做成数字员工平台/RPA+AI

把RPA真正包装成一个能够替代人工的某一个职能的工作。通过数字员工平台,设置一些管理控制,包括员工的费用审理、绩效等。

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在AI的应用上面,也充分应用了用户编程的理念。在这个体系下,RPA让运营模式发生了一定的改变,比如IT部门不再去关注每天新模型的实施,而关注整个平台的建设;业务部门不再关注每天日常的对账单处理,而关注新的对账单模板的输入、训练以及某些异常模板的处理。

05、RPA的下一步

RPA与用户编程、AI+深度结合:

1、进一步深度集成AI能力

2、引入低代码平台,进一步推进用户编程,与RPA相互补充

3、扩展使用边界,突破组织界限,形成规模效应

主题分享02

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规划与落地:富士康RPA案例

富士康集团RPA商业解决方案经理 李大鹏

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分享要点

1、富士康RPA阶段一:项目启动

首先是项目启动这个阶段,第一步要统一认识,让项目成员了解RPA是什么,需要消除一些RPA的误区

在推动RPA选流程时,更重要是清楚么目标是什么。要清楚有人值守机器人和无人值守机器人的区别,这对于后续的流程设计非常重要。

与用户制定一个共同的目标,包括当前业务的痛点、管理层对于RPA实施的期望、客户的需求

综合这些因素,通过RPA的导入来提高现在流程执行的一个准确率,来实现整个人力的节省,给客户传递更大的价值。

尤其是在实施过程中的一个及时的沟通,明确组织架构及成员权责,碰到问题要有上升通道,需要更高层级的人来介入。成功的前期,包括业务单位和IT单位的支持。

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一个比较重要的就是流程的梳理。流程的梳理维度的定义可以还是要因地制宜,就是说可能有的部门跟部门的情况来去设定整个流程的一些维度,比如稳定度、频率、复杂度和价值

在判断这个流程适不适合时,通常在选择上是以高回报率的流程为优先。一定要因地制宜、因时制宜,不能一味的追求高回报率或者是某种流程。

2、富士康RPA阶段二:蓝图设计

在流程设计之前,要跟用户确定这个流程未来期望运行的一个方式,他是有人值守还是无人值守,这在后续整个流程设计上会有很大的一个不同。

另外一个就是流程中触发的方式,怎么样去触发这个流程也是比较重要的,这都是在流程设计之初就要先确定下来的。

RPA在处理的时候,有些操作是不可见的,比如后台处理数据、抓取数据和校验数据前台用户是不知道到哪里的,如果能显示进度或者当前的状态,有关于一些信息的提示,这对于用户来讲是非常好的。

还有一个,要强调后台机器人日志的一个设计,如何去正确使用Log Message和Add Log Fields。这两个来增强我们后台机器人在运行过程中的一个提示,让运维的人员可以方便的了解我们后台机械运行的情况。

此外,还要设置异常提醒,已知的异常需要告诉用户怎样去处理,要有一个指引。

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一个好的流程,测试用例尽量达到对我们已知的场景100%的覆盖率,一个测试数据准备的及时性,才能保证我们那个项目的顺利的上线。

同时还要注重UAT方式:时间&地点&参与人、形式是现场演示or录制、所有测试场景跑一遍or特定场景。

还有关于环境配置的一个计划,尽量保证信息安全的生产环境与开发环境、测试环境、预生产的环境保持一致。

3、富士康RPA阶段三:系统实践

代码重用主要有三种方式,一个是library的方式,比如可以通过把OA常用的功能作为一个library化,方便后续的RPA项目的调用。所以library代码的重用,对于节约开发时间,提升流程质量有很大的帮助。

第二个代码重用是文件的方式,可能是共享目录或放在FTP,或者放在某一个网盘上去共享。

第三个代码重用的方式是代码片段,代码片段更适合一个小的片段去共享。

解耦合在实施过程中,尽量会要求业务逻辑的代码和界面交互的代码,尽量分开,这个好处是分工合作。

4、富士康RPA阶段四:上线准备

上线的准备强调生产环境和部署情况的一个确认,根据之前在蓝图设计中系统环境的检查表一一确认。最好还是把测试场景最好都要跑一遍,保证我们所有场景运行都是ok的。

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上线的一个过程,一定是逐步的上线,分阶段的上线,而不是一下子全部铺上去使用。对于高风险的一些流程,我们建议是说人工和RPA并行。

5、富士康RPA阶段五:上线支援

首先是运维的一些指引,主要是针对运维人员的,比如说部署手册,这里面可能也会有流程部署的一些步骤,包括系统的一些要求、应用系统的一些要求,包括网络的要求或者信息安全的一些要求,包括一些权限开放,有些流程我们可能要初始化一些数据,还有配置管理的一个手册,最后就是一些常见问题的处理。

另外一个,就是使用的资源主要是针对于我们流程使用的用户来讲,会有一个上线流程的列表。

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其实所有流程上线,它只从我们流程旅程的一个开始,因为RPA不是一个孤立的项目,而是一个不断优化不断演进的一个过程。

怎么样让我们RPA就自动化融入到我们企业运营中,这是对于我们比较重要的,这可能需要有一个闭环不断优化的过程。

主题分享03

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从数字化转型的视角看RPA的持续优化

UiPath 中国区售前总监陈磊

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分享要点

1、机器人流程自动化——人类工作方式革命

流程机器人是如何工作的?1、流程设计器 Studio;2、机器人 Robot;3、多机器人的协调与管理 Orchestrator

经统计和调研显示,中国比全球的RPA的增长大约高出100个百分点。对于现有所有的RPA使用者,它的驱动主要还是成本和工作效率

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当然,还会有其他的一些考核指标,比如说合规指标、减少人为错误,提高准确度的指标,这些都有可能成为是否采用RPA技术的一个考核标准。

RPA平台正迅速成为企业自动化的胶水,因为RPA有一个非常重要的点叫非侵入式技术,对现有的IT环境是几乎没有影响的。

2、财务共享中心数字化转型

财务领导者今天面临的三个主要挑战:优化财务运营、降低财务风险、成为业务的战略伙伴。

所谓的财务和业务的融合,这一块是一直这些年来大家非常关注。财务人员,财务部门要成为业务的战略合作伙伴,而不只是做账。

93%的 CFO 都认同新技术的采用将显著影响企业战略。所以,我们把RPA这样的一个技术应用在财务的领域,能够给大家带来的一些变化。

而RPA驱动财务领域改革——智能机器人自动化的价值:团队精力重新回归到增长上,工作更加有趣;通过将重复性的工作自动化,降低人工比重。

“59% 的财务领导人认为RPA在未来两年内,将使他们的业务更具竞争力。75% 的事务性财务流程现在已能够实现完全的自动化。”

每个组织都有大量的自动化场景和空间,战略重视是企业数字化转型的重要保障。那么,对于财务领域的一些具体的操作,很明确的人工的处理、数据的处理、数据的收集、一些专业性的应用,这些是可以发挥功效的地方。

所以,在中国RPA的推广最先是从财务机器人开始的,几乎最早去采用这个技术都是财务。

基于当前可用的技术,RPA 在财税领域的潜力(如下图):

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在亚太区,46%的工作有自动化的潜力,也就是说还有相当比例的工作和操作仍是人手工完成的。

这些潜力拆解开来就是数据收集、数据处理、系统间的边界、报表以及信息交互等工作。

这都是RPA技术应用的绝佳场景。正是因为财务共享中心的业务特点,RPA恰恰是非常适应这样的特点的。

具备同样特点的,还有集中作业中心,信用卡中心、人力资源共享中心、客服中心、营业厅等。

3、UiPath超自动化平台引领 RPA 持续优化

UiPath超自动化平台,从发现、构建到绩效评估,一个平台就能够解决

借助自动化中心,可实现自动化全生命周期管理。

业务人员借助UiPath Task Capture 绘制流程图 PDD;借助Task Mining, 实现流程的主动发现;借助UiPath Process Mining 利用 AI 分析后端系统和应用日志。

与此同时,RPA开发人员可借助 UiPath Studio 直观地设计自动化方案;员工作为平民开发人员加入其中,借助 UiPath StudioX 为其 Excel 和 Outlook 任务 实现自动化;借助UiPath Action Center 将企业用户引入“人机协作”。

此外,借助AI Fabric将AI技能拖放至工作流程(如下图),下一步RPA的发展就是在人工智能的应用向着更深更远和更广泛的角度去进行发展。而使用UiPath Insights 洞察评估和分析自动化性能和结果。

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那么,如何衡量自动化之旅的成功?

UiPath会用insight这样的一个工具来把你的数据抓取出来,在这个地方做实时的分析,可以看到所有的流程、所有的机器人、所有的部门,整个卓越中心运行的情况。

包括一共使用了多少台机器人,一共给你节约了多少个工时;它每天的负荷是不是满的;哪一些流程经常会出故障等等。

Insight对于卓越中心、对于机器人队伍,以及对于流程本身这三个方面都有非常全面的分析与管理。

4、设立自动化优先战略,加速数字化转型

财务共享服务=等于财务的工业化革命+组织结构转型

我们要说的是,在财务共享服务已经被抽取出来以后,RPA对财务共享中心的影响,又是一次组织结构层面的影响,以及人类工作方式的革命,所以这个是很有意义的。

所以,在整个自动化战略的在执行的过程当中,我们有一些比较成熟的框架和要点可以去参考:

1、注重顶层设计

2、自动化优先意识植入企业文化

3、涉及组织结构调整与工作方式变革,充分考虑机器人参与劳动分工带来的影响;

4、对流程机器人进行类人化管理,包括分工与绩效考核

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而确保自动化战略成功的一些关键点

一是要确立明确的愿景和目标,明确现在处于数字化转型的哪个阶段?要分几步走;

二是建立正确的组织结构与机器人运营模式,如自动化委员会以及卓越中心等;

三是沟通、人才转型与人才赋能;四是推广方法;五是推行一人一机的可能性。

从组织结构去看,整个企业去组织一个自动化委员会,由自动化委员会来制定战略,然后指导卓越中心进行工作,这是很重要的一件事情。

卓越中心的模式到底是选择集中的混合,还是联邦制的,要根据每个企业不同的情况来进行组织和管理。

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此外,企业级自动化与一人一机是自动化的两个方向,互为补充。企业级自动化与一人一机的组合,真正为企业与个人创造价值。

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