工作流,BPM与RPA 的那些事

工作流,BPM与RPA 的那些事插图

简单地说,工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。一个工作流包括一组任务(或活动)及它们的相互顺序关系,还包括流程及任务(或活动)的启动和终止条件,以及对每个任务(或活动)的描述。

例如某家工厂,需要给几百位员工准备晚饭,首先需要明确晚餐的菜谱,购买所需的菜品,主食蒸米饭,洗菜,切菜,炒菜,装盘等一组任务。不可能在洗菜前就来炒菜,体现了这一组任务的先后顺序。同时蒸煮主食也可以和炒菜等任务同步进行。

BPM全称Business Process Management(业务流程管理),是为了实现一定的经营目的而执行的一系列逻辑相关的活动的集合,业务流程的输出是满足市场需要的产品或服务。根据功能、管理范围等的不同,企业的流程管理一般分为生产流程层、运作层、计划层和战略层四个层次。

从广义上讲,BPM包含了Workflow。与工作流相比BPM更像一种数字化转型(Digital Transformation)的策略,它可以协调企业内外各类系统之间协同工作,它涉及设计流程,协同跨系统和人员执行它们、管理任务,并不断优化它们。BPM专注于重塑企业现有的业务流程,以达到最佳的生产率和效率。

RPA全称Robotic Process Automation,即机器人流程自动化。分析下这三个关键的英文单词:

首先是Robotic ,也就是机器人,这里的机器人是一个虚拟的概念,并不是需要一个实体的机器人,它只是我们流程的执行体。

Process ,也就是我们的流程,它对应的就是我们的业务逻辑,我们将业务需求梳理成一个可以被执行的流程,然后通过“机器人”来执行定制的流程,比如刚刚我们所说过的准备晚餐这件事情,就是RPA的一个很好的例子,我们通过准备好菜谱以及制作的方法,然后通过做饭师傅来完成制作,最终给工厂的工人提供美味的晚餐。

可以下面的图来解释三者的关系:

工作流,BPM与RPA 的那些事插图(1)

最后的这个Automation,自动化,也就很好理解了,前面的“机器人”和“流程”就是为了实现自动化的目的,通过机器人来执行我们定制好的流程,这个流程也可以理解为一项任务,如果任务足够复杂,需要的人力成本很高,那通过机器人来代替人工自动化的完成我们的任务,就可以大大提高工作效率,解放劳动力,减少人力成本。

工作流,BPM与RPA 的那些事插图(2)

从广义上讲,工作流属于BPM的一部分,工作流也与RPA也有一些相似性。所以这里主要说明一下BPM与RPA的关系与区别。

如果您的企业或组织有意想确保某类流程高效且独立,或者干脆想转换某类流程,改变业务结构,此时BPM将会是一个不错的选择。不过,你也要做好一些实施准备:

  1. 大量的时间:你必须要容忍BPM漫长的实施周期。没有现成的系统,一切都需要从头开始构建。
  2. 充足的资金:构建过程较为复杂,需要高水平的专业知识,而这些都需要大量资金投入。

当然,如果说改变原有的业务结构对于企业来说较为奢侈,那我们也可以选择应用RPA。为什么?因为它简单,并能有效节约时间和成本。

综上所述,工作流为平时我们单条业务流程中的最小单位。我们所接触到的每条业务线也正是由大大小小的工作流所组成的。而BPM更多强调的是不同工作流之间的协调统筹,主要目标是为了以更低的成本,更高的效率来完成最终目标。

而RPA只是其中的一个工具,更多的是可以通过这个工具使得工作流得以局部或者全部通过自动化的手段来完成,最终提高效率,降低成本。

  • 部署简单RPA旨在以人类的方式操作流程,所以其可以在不改变企业内部现有计算机系统的情况下实施,有效降低传统IT部署中出现的风险和复杂性。
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  • 减少和增加机器人资源的数量只需一个点击即可,并可同时部署多个机器人执行相同的任务。同时,它还具有高度可扩展性,可以最低成本或零成本快速部署,并保证工作质量。
  • 操作简单

与传统的自动化相比,RPA使用的是说明性步骤,不需要更多的编程知识,编程经验不足的人员也能操控它并将复杂的流程自动化。此外,由于自动化是由部门或工作区域内的人员执行的,因此业务部门和开发团队之间的沟通不存有问题。

工作流,BPM与RPA 的那些事插图(4)

  • 维护简单

如果遇到需求变化(如技术升级),可以通过在编程中引入修改或新的流程来实现。RPA允许通过集中式平台管理、部署和监控机器人,这也减少了对人工的技术要求和管理难度。

工作流,BPM与RPA 的那些事插图(5)

  • 管理需求

如果将RPA和BPM比作两辆车的话,BPM这辆车则比较“娇贵”,如果我们想驾驶BPM,首先得为这辆车重新铺设适合它的道路,同时还要为其增设一些必要的基础设施以便其正常行驶。

而RPA这辆车则较为“亲民”,对路面没有要求,只要你会开并有驾照,就可以上路了。

工作流,BPM与RPA 的那些事插图(6)

工作流、BPM、RPA三者可以说是随着业务流程管理发展而形成的思想、解决方案和技术。在企业大量部署智能业务流程管理平台的今天,三者已经成为这个平台牢不可分的一部分,并为企业提高效率带去价值。

而关于企业流程的优化一直以来都是一个大课题。可以通过BPM的目标导向(低成本,高效率)。同时通过RPA单流程进行逐步优化,有阶段性效果反馈,从而一步一步完成整体改革的大目标。

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