零售业采购招投标业务 如何应用RPA 实现新突破?

零售业采购招投标业务如何应用RPA实现新突破?


零售业采购招投标业务 如何应用RPA 实现新突破?插图

零售业的采购在企业经济活动中扮演着尤为关键的角色,低成本、高质量的采购工作将会为企业赢得更多竞争的砝码。

然而,现实中的企业和公共部门面临着业务范围广、流程复杂、海量文字信息采集与比对等众多痛点,特别是在招投标业务上。使得采购部门疲于应付,一定程度上也会影响企业的经营活动。

当前招投标业务普遍面临4大痛点

1、业务范围广。招标、采购部门业务人员需要将大量招投标工作文件、报表、清单等材料上传至公共管理平台或内部管理系统进行公示、存档。传统人工录入方式已经无法满足海量信息需求,费时费力且容易出错。海量招投标文件信息需要采集、比对和管理,决策仍然依赖人工计算和判断。

2、流程繁琐复杂。存在很多重复性的环节,比如供应商资质审核过程繁琐,耗时耗力。投标人资格审定过程中,审核人员往往需要登录法院、工商、裁判文书、建设部门等多个相关系统网站,查询供应商的资质和信用信息,与投标人提交的电子或纸质文件进行核验,以确认供应商的信用情况、资格资质和履约能力。

3、人力成本逐年增加。培养新员工需要投入大量人力和物力,难以满足业务快速发展的要求。无论是传统的手工编制文件,或是使用招投标信息管理系统,按照模板人工录入数据生成电子文件,都需要业务人员付出大量时间,在多项纸质材料、影像件之间寻找信息,复制、粘贴、核验,工作量庞大,还很容易出现错漏。

4、合规要求高。国家机关、各类企事业单位对于采购过程的合法合规性和严谨性提出了越来越高的要求。

解决招投标难题,RPA实施的4个场景

基于这些痛点,为解决招投标难题,RPA(机器人流程自动化)整合OCR(光学字符识别)、NLP(自然语言处理)等AI技术,结合招投标的工作流程,提供了招投标智能机器人解决方案,可以支持招标到决标的招投标全流程自动化,使采购到付款过程更加高效、简单和安全。

1、文件信息录入。RPA可以自动识别、抽取文件中的关键信息,再自动登陆到管理系统进行填报,还可校验是否有重复录入等情况。文件信息录入流程自动化进行,可以大幅提升工作效率。

2、招标文件编制。RPA不但可以从多种格式文件中抽取所需的字段,机器人还可以操作招投标系统,将关键信息填入表单,一键完成文件生成。大大节省了编制招标文件的时间,同事保证了文件的规范和准确度。

3、供应商资信查询。RPA机器人可以自动登录外部资信系统或网站,获取、汇总并截图保存查询结果,处理过程更加高效可信。无论是采用资格预审还是资格后审,机器人可在不同系统间自动切换比对信息。

4、合同档案管理。RPA可以优化合同管理过程,将传统的重复手工作业转变为由计算机自动的信息录入、搜寻、跟踪、比对、报送作业,使采购到付款过程更有效和高效。

RPA解决方案,有效赋能招投标多个关键业务节点,帮助企事业单位提升采购业务的自动化能力,降低采购成本,实现招投标全流程的数字化升级。

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