AI+RPA 让共享服务中心(Shared Service Center) 转变为卓越中心的 9 种方式

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介绍

大约三年前,SSC(Shared Service, 也称为 SSO,Shared service Organization, 即共享中心)出现时,其目标是通过后台流程的标准化来降低成本、节省时间并提高效率。 然而,随着竞争环境的改变,SSC 的主要功能也在演变。 在当今竞争激烈的格局中,仅靠价格竞争几乎没有空间生存。 目前,许多SSC正在从“成本杀手”转变为“价值创造者”

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RPA
流程自动化在共享中心SSC的角色

随着 SSC 重新定位为“卓越中心”,O2C 和 P2P 自动化正在成为完美的补充解决方案。它不仅有助于实现传统的 SSC 目标(例如,节省时间、降低成本等),而且已被证明有助于组织塑造和实现更大的数字化转型目标。通过将时间回馈给企业,领导者可以决定将时间投入到哪里以实现最大价值。一些支持自动化解决方案的著名技术包括:

机器人流程自动化: RPA 是可以跨应用程序编程以执行基本人工任务(例如,文件处理、数据输入、检索订单或在门户中提交 AP 发票)的软件。与 AI 不同,RPA 的局限性在于它无法自我训练并做出“明智”的决策,这就是为什么两者的结合是理想的。

流程自动化: 流程自动化是一个术语,它描述了一组基于 API 的智能技术,这些技术允许整个企业进行整体系统集成。

机器学习: 机器学习是一种人工智能,它使用算法自动“学习”您如何管理订单、处理发票和处理各种异常。值得注意的是,随着时间的推移,机器学习可以继续提高对数据的理解,优化准确性和效率。今年约有三分之一的 SSC 计划投资于人工智能和机器学习。

深度学习: 深度学习是机器学习的一个子集,可以通过多层 CNN 的应用自动执行复杂的任务。例如,一个解决方案可以自动、准确地从订单和发票中提取数据,即使这是该解决方案第一次看到这些数据。

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AI 和 RPA 解决方案 SSC 转变为卓越中心的 9 种方式:

1、通用性

无论您是对 AP、AR 还是客户服务活动进行分组,所有 SSC 都不可避免地要处理由整合引起的问题。包括跨各个子公司实施的不同 ERP,以及整个流程缺乏可见性,从而导致不同级别的数据和无法获得准确预测。一流的自动化解决方案通过与任何现有 ERP 系统集成来应对这一挑战,通常为最普遍的 ERP 供应商(例如 SAP?、Microsoft Dynamics NAV、Oracle? EBS 和 JDE 等)提供标准连接器。AI+RPA 自动化解决方案提高了所有格式和接收渠道(无论是订单还是发票)的可见性,包括 EDI。这一切都提供了更好的业务连续性、一致性和协作。

2、合规性

SSC 是确保业务遵守内部和外部规则的有效方法。 但是,未解决的手动流程仍然会使您的公司容易受到攻击。 例如,随着越来越多的欧洲国家引入合法的电子发票要求,您如何确保您的 SSC 始终符合您业务经营所在国家/地区的所有不同当地法规?自动化是一个很好的选择——尤其是那些希望扩大其覆盖的企业。 顶级解决方案可以支持电子发票等活动的 100% 合规性,同时更广泛地帮助企业遵守全球合规性标准,包括:

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3、可控和安全

与保持合规性一样,保持业务可控和安全是确保 SSC 成功的重要部分:

  1. 具有物理访问、环境和安全的数据中心

  2. 自由修改或撤销现有用户的权限,甚至为他们提供管理员配置文件

  3. 单点登录功能和安全协议 (TLS) 数据传输

  4. 24/7 全年无休的全球技术支持服务和持续可用性

4, 更好的可视性(Visibility)

人工智能驱动的自动化可以提供的最大价值之一是可见性。 无论是从多个 ERP 实例中拉取开放 AR 还是提供实时预算控制和跟进,正确的解决方案都可以帮助企业衡量日常和长期绩效,同时扩大其 SSC 的范围并实现 超出成本优化的附加值。 以下只是一些易于跟踪的 P2P/Payable 和 O2C/Receivable 指标。

购买到付款/ Payable

  1. 每月处理的发票数量

  2. 每名员工处理的发票数量

  3. 通过自动预订(直通式处理)

  4. 处理的发票数量

  5. 按类别、数量和供应商支出列表和分析

  6. 付款请求

订单到收款/Receivable

  1. 订单自动化率

  2. 订单处理时间

  3. SLA 合规性

  4. 积压订单项目(需求预测)

  5. 月末逾期和争议总额

  6. 发票交付和付款状态

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5, 更短的交付期和成本节约

在当今的竞争格局中,仅靠价格进行竞争几乎没有余地。 然而,这并不意味着降低成本不重要。 根据共享服务和外包网络 (SSON) 2019 年的一项研究,节省时间和成本仍然是主要目标,超过一半的 SSC 的目标是年生产力提高 7% 以上。人工智能和流程自动化等工具可以充当每个员工的虚拟助手来帮助企业实现这些目标——消除重复性的事务性任务,让他们专注于能够带来最大商业价值的活动。下面是一个具体的 AP 场景,详细说明了自动化如何带来更高的效率:

  1. 智能数据采集:无论发票如何到达,都会被自动捕获。机器学习然后提取数据输入到表单。

  2. 基于规则的工作流程: 需要付款批准的发票会自动发送到正确的同事。

  3. 三相匹配:发票数据,相应的订单和收货自动匹配——使员工能够从单一、整合的视图中快速查看和解决异常。

  4. 跟踪和归档:如果发票未获批准,跟踪发票提交和批准状态,提金额可见性。 经验证的发票被输入会计账簿,存档并在必要时可供访问

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6. 敏捷性和可扩展性

对于现代 SSC,需要根据基础业务需求快速增加或减少能力。自动化解决方案提供商,可以为您的企业提供一套强大的功能,实现终极敏捷性和可扩展性。 其中包括:

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7. 支持 SSC (共享服务中心)扩展:

超过 40% 的 SSC 计划扩大其业务。这需要自动化无缝支持,自动化供应商的解决方案界面 可提供多种语言,并且可以处理各种文档,不管它们是用哪种语言编写的。

8. 更好的沟通

在手动环境中,管理客户和供应商关系可能是一项具有挑战性且耗时的工作——无论是接听电话获取订单或发票的状态更新,还是接听多个电话以解决争议。 然而,通过适当的自动化解决方案,企业可以营造一个对企业及其客户和供应商更加透明和互惠互利的环境。 对于很多公司,在线门户是为客户和供应商提供方便的自助访问的绝佳选择:

  1. 管理付款和/或订单信息

  2. 即时跟踪和/或提交文件

  3. 执行其他特定于流程的操作(例如,申请信用、提交争议等)

  4. 通过聊天工具解决潜在问题,甚至跟踪沟通记录

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9. 员工满意度

由于千禧一代(即今天的 20 多岁和 30 多岁)已经是全球人数最多(并且还在增长),公司越来越关注引和留住年轻人才。自动化解决方案为当今的组织提供了一种行之有效的数字化转型工具,可以吸引千禧一代。 与前几代人不同的是,大多数千禧一代都接受技术的价值,并且不会害怕被机器人取代。 例如,超过一半的千禧一代认为自动化将使他们有更多时间花在创意和增值活动上。

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结论:

趋势很明显:SSC 正在向价值链上游移动——创新、标准化、分析和数字化是当今 SSC 领导者新的效率改进方案, 并使他们成为卓越战略中心的首要任务。 由 AI 和 RPA 技术支持的自动化解决方案——它们能够使 SSC 管理者能够将他们的想法和抱负与现实结合起来,成为业务向数字化转型发展的最有利工具,并成为任何 SSC 环境的重要组成部分。

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