电力企业基于RPA技术助力财务数字化转型实践

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电力企业基于RPA技术助力财务数字化转型实践插图

摘要:在云大物移智新技术时代背景下,RPA(RoboticsProcessAutomation)技术作为人工智能领域的重要应用、成熟应用,可助力于财务人员从大量的简单、繁复的事务性工作中解脱出来,投入到财务分析、科学决策等高附加值工作中去。鼎信信息科技有限责任公司(以下简称“公司”)自主研发基于RPA技术的财务机器人产品,扩展兼容OCR、语音、智能客服、深度学习等功能,配套建立风险管控体系、智能化应用场景,最终提高了财务管理的跨业务协同能力、操作自动化效率,有效把控财务风险、提升数据资产使用效率及财务分析决策能力,为电力企业提供良好的管理效益和经济效益。本文总结电力企业财务机器人技术的实践应用,探索RPA技术对财务数字化转型的作用,研究其风险管控模式,对提升电网企业综合管理水平具有重要意义。

关键词:RPA;电力企业;财务机器人;数字化;智能化

一、引言

在云大物移智飞速发展的背景下,国家明确提出人工智能产业将作为未来重要的经济增长点,国家将推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合,加快制造业、农业、服务业向数字化、网络化、智能化转变,提高全要素生产率,释放智能技术对经济发展的放大、叠加、倍增作用。

电力企业也提出进一步深化电网智能化、企业数字化的改革方向。就目前电力企业财务管理现状来看,依旧存在大量重复、繁琐且处理时间急迫的基础性工作,占据了财务人员大量时间和精力,亟待提升处理效率。为适应电力体制改革,推进财务数字化转型,流程自动化技术在电力行业财务管理中的实践应用显得尤为重要,急需借助数字化手段替代大量重复性的人工工作,提升财务精益管理水平和管理效能。

二、RPA的优势和影响

RPA即流程自动化技术,是一种软件自动化工具,即虚拟劳动力,可根据预先设定的程序操作指令模拟人工作业处理流程,达到加速业务流程流转并减少人力投入的目的,实现财务业务处理自动化、智能化。

(一)RPA的优势

RPA具有多种应用优势:一是操作高效、数据准确性高:RPA不仅可依据规则执行无差别化的业务处理,且操作流程均有详细的日志记录,可追溯可复核;二是安全性高:RPA采用非侵入性、不影响原有IT架构的模式,可避免对现有系统接口或功能改造,遵循既定的安全规则,不会对系统安全造成威胁;三是可拓展性强、部署灵活:RPA具有易于部署和可定制化解决方案的特点,能有效降低成本,提高财务流程批量处理的灵活性。

(二)RPA对财务数字化转型的影响

RPA对电力企业财务数字化转型有着重大且长远的影响:一是RPA作为虚擬劳动力,能有效提升数据质量及业务处理效率,保障日常财务与管理工作高效运转;二是RPA基于标准化、规范化的业务流程进行运转,可提高财务业务处理规范化水平;三是RPA能降低跨业务系统的数据获取与整合的成本及效率,提高企业数字化水平;四是RPA将财务人员从大量重复的基础性工作中释放出来,促使其工作重心转向数据分析、决策支持等高附加值工作,促进从核算会计到管理会计的转变。

三、RPA在财务领域的应用

(一)RPA在财务领域的适用性

RPA在财务领域有广阔的应用前景,RPA应用场景难易程度由低到高分为以下三类:一是基础类,包括核算、报销、制单、整理核对和传递单据等简单、高重复性的会计工作;二是管理类,包括制表、统计和报表分析等工作,尤其是报表数据处理方面,RPA的效率远远高于人工;三是财务专家类,主要涉及财务管理过程中的问题描述、诊断、分析、验证等工作,随着机器学习、自然语言处理等技术的成熟,RPA会持续在财务管理和分析类领域为企业创造更大的价值。

(二)RPA的应用案例

南方电网公司一直致力于探索如何通过数字化技术提升各部门管理水平,部分单位引入财务机器人产品到日常财务工作中,以提升财务日常运营管理水平。本文将以南方电网公司下属供电局银企对账机器人和银行回单核对与核算机器人的应用实践为例,来说明和论证RPA应用前后工作效能的变化。

一是银企对账机器人,可实现各类银行账户交易流水模板的处理,并与对银行科目凭证分录根据已固化的核对规则每月进行自动核对,在工作量不变的情况下,每月人工处理时间由原来的11小时下降到4小时,每月可节省7个小时,效率提升了近3倍。

二是银行回单核对与核算机器人,已经实现了5个银行交易流水与营销数据的每日核对、推送、制证及凭证修改全流程自动处理,以核对导入这一步骤为例,原来每个银行的核对由5分钟下降至1分钟,处理时间降幅达80%,该RPA投入使用后,财务人员每日可节省35分钟,每月节省13个小时,效率提升了3.5倍。

(三)RPA的应用效益

1.管理效益

RPA辅助企业财务管理,其处理速度快和无间断的工作特点,加快了业务流转速度,提高了业务处理规范性,降低了企业管理和运营成本。同时,RPA的应用也促进了财务管理者优化和提升管理思维模式,从而推动企业管理转型,促使业务升级,深化和加强企业的财务管理、财务风险控制监督、财务标准化管理。

2.经济效益

RPA不仅能满足短时间内多任务、多平台处理的需求,而且可7*24小时全天候运行,不间断且无负面情绪,稳定高效作业,节省了人力成本;此外,解决了各业务系统入口不统一,后期集成改造成本高,业财融合不顺畅的问题,用较低的成本实现各业务系统的集成,实现业财数据的融合、贯通。

四、RPA应用的风险管控

RPA应用过程中需重点关注系统风险、操作风险、信息安全风险和人员管理风险等,以规避不必要的损失。

(一)系统风险

RPA主要是与企业各信息系统协同工作,但当系统程序更新或发生异常时,可能导致RPA运行错误或程序终止,与其相关的业务处理也会受到影响。此外,自然灾害或者服务器故障等意外情况也会威胁到RPA的正常运行。故在运行RPA时,使用者需要重视日志等记录的保存和监控,同时定期备份系统,制定应急预案,避免因RPA运行中断造成较大损失。

(二)操作风险

RPA的操作人员需了解清楚其操作流程及工作原理,例如报错信息处理等,需加强RPA操作人员的培训。此外,RPA作为虚拟员工,若某一项业务长期交给RPA,该业务逐渐会有黑盒化的趋势,不易察觉到某些误操作带来的问题,为了减少操作风险,在RPA设计之初,就应尽量避免不稳定或易于变化的不良流程,选择相对标准化且相对稳定的场景。

(三)信息安全风险

使用RPA处理用户个人信息或者机密信息时,错误的使用方式或恶意访问可能会产生信息泄露的风险。对此企业内部应设立信息安全监查组织,承担对内部员工进行信息安全教育的责任,监控信息安全状况,同时建设强有力的安全机制应对网络攻击。

在RPA执行自动化流程过程中,也存在风险,例如在RPA管理系统向多个客户端发送登陆指令时,会在运行终端里的命令处理文件中事先编入ID和密码,如果账户信息不慎泄露并被他人恶意登录,运行终端有可能会被任意操作盗取信息。对于RPA运行终端需严格设置使用权限,保证无法被恶意登录窃取重要信息,命令处理文件、通信数据等机密信息要进行加密处理。

(四)人员管理风险

在某种程度上,RPA是一把双刃剑,流程自动化意味着削减人力资源,将加重财务人员失业的担心和焦虑,也给传统的财务管理职能带来冲击,做好企业财务管理和人员转型的转变管理尤为重要。RPA是科技创新和数字化的必然趋势,企业和财务人员均需以积极心态迎接这个改变,主动衔接财务数字化转型工作思路,争做RPA的管理者而非被淘汰者。

调查显示,47%的使用企业表示,财务人员缺乏相关RPA技能或知识是日常运转机器人流程自动化面临的主要挑战。缺乏专业的RPA运营管理团队,不仅会增加财务人员的学习负担和内部沟通成本,也会增加因操作不当而产生的业务运营风险。企业应当制定有针对性的学习计划,建立业务部门和IT部门互相协作,探索应用RPA带来的新型财务角色(如表1),培养财务团队RPA运维支持能力,保障日常高效运转。

五、结束语

本文介绍了RPA技术在电力企业财务领域的应用,明确了RPA在数字化转型中的功能优势和影响。通过实践案例探索了RPA技术通过自动化提升工作效率和规范管理流程的价值,分析了RPA为电力企业带来的管理效益和经济效益。相信随着人工智能技术的发展,RPA未来将在电力企业财务管理工作中担任越来越重要的角色。与此同时,管理者也应重视RPA深入企业日常工作随之带来的各类风险,加强风险管控,以积极开放的心态迎接RPA带来的变化,促進电力企业的数字化、智能化转型。

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