如何为您的企业选择RPA软件

如何为您的企业选择RPA软件插图

RPA(机器人流程自动化)将能够使商业用户从枯燥、重复的工作中解放出来。因此,“机器人”一词:RPA所执行的工作的性质往往是机械的和低水平的。企业会使用RPA软件来创建软件机器人,然后该机器人会执行预定义的结构化工作,这些工作通常涉及填写电子表格、处理交易或发送消息。

将这些基础性工作整合到RPA机器人队列中,您就极有可能消除繁琐的工作,比如数据输入、记账、订单管理、人力资源入职以及其他众多领域。

银行会使用RPA对贷款、发票处理和客户支票进行尽职调查。销售团队会使用RPA来实现报价和发票工作的自动化。保险公司会使用RPA来加快索赔裁定。此外,在机器学习技术的帮助下,RPA可以自动转录已录制的对话,从图像和视频中提取文本和数字,并从手工填写的表格中提取信息来填充数据库。

在其底层,RPA系统包括流程挖掘、机器人创建工具、用于连接到企业系统的插件以及调度或编排层。RPA系统中的工具通常具有局限性,因此人们有时会使用手工编写的自动化脚本来填补这些空缺。

使自己的预期与RPA可处理的工作相符合,这很重要。RPA的供应商常常会暗示他们的产品拥有比实际更多的智能,这通常会导致人们对RPA感到有些失望。而且,首次使用时需要仔细规划和实施,以避免RPA部署失败。在选择RPA产品之前,您需要明确自己要对哪些工作进行自动化,并确保您选择的产品具有所需的功能。

RPA是如何工作的?

RPA的工作原理是通过后端的接口或模拟工作人员从前端访问系统的方式从现有IT系统中提取信息。对于旧的企业系统,您通常必须通过前端访问,因为您无法直接访问后端系统。

前端RPA是由老式屏幕抓取演变而来的。如果您使用过很长时间的屏幕截取器,您就会知道这一工具往往不够强大:会出现某些东西显示不正常的情况(例如某一数字相对于其字段显示过大),或者在软件更新后,显示格式发生改变,或者屏幕截取器要么返回错误答案,要么停止工作。机器学习技术可以减少但不能消除这类问题。

当RPA系统已提取到其所需的信息后,就会继续执行预定义的任务。常见用例包括应用业务规则、生成报告、发送应收账款的发票或生成应付账款的支票。

执行RPA任务的机器人可以以有人值守或无人值守方式运行。有人值守的RPA机器人是以响应员工请求的方式来运行。无人值守的RPA机器人则按预定计划运行——例如,生成夜间报告。几乎所有RPA机器人都需要监督和定期审计,以确保其能够继续正常工作。

工作人员必须预先为RPA机器人设定工作流程,然后它才能工作。这一工作通常从记录流程开始——一种类似于记录宏的操作,只是跨多个系统。这种宏的类比还延伸到为机器人编写和编辑脚本。许多RPA解决方案还会提供一个流程图式的界面,用于将某一机器人任务的多个要素串在一起,使“平民开发人员”能够定义工作流程。然而,一些RPA系统仍需要由IT部门来建立。

再现现有业务流程的一项艰难和耗时的工作就是确定业务流程是什么以及它们如何工作。一些RPA流程挖掘工具可以解析现有流程的日志;其他工具则需要观察和记录员工的工作情况。最糟糕的情况是,这一流程发现需要人工完成。

如何选择RPA产品

在您使用某一RPA产品之前,您需要知道每个产品都使用其专有文件格式。尽管这些文件格式很实用,但它们都没有很好的使用体验,完全缺乏可移植性。这并不是说这些格式无视标准,而是根本没有标准。在您的公司首次使用某一产品之前,要仔细评估和进行概念验证,因为之后再改变主意将会很痛苦且要付出高昂代价。

要验证所有基本功能(以及您认为以后会需要的不同功能)在您的业务环境中都能正常工作。使用所提供的全部工具来构建脚本,并证明该编排功能可以正常工作。测试无人值守机器人,检验该机器人是否可以解析您的非结构化文档和PDF文档,以及是否能完成流程挖掘程序。

在您的评估过程中要特别注意这些关键因素:

机器人设置的便利性。应该有多种方法可以为不同的角色来设置机器人。商业用户应该能够指向并点击他们经常使用的应用程序,而记录器会记录这些操作。平民开发人员应该能够使用低代码环境来定义机器人和业务规则。最后,专业程序员应该能够编写真正的自动化代码来调用RPA工具的API。

低代码功能。通常,低代码开发是一些操作的组合,包括从操作工具箱中拖放构建时间线、填写属性表单和偶尔编写代码片段。编写少量代码,例如“loan_amount < 0.20 * year_income”比详细说明某一业务规则的图解法要快得多。

有人值守与无人值守。某些机器人只有在业务用户需要它们执行明确定义的任务时才会按要求运行(有人值守)——例如,“将此图形转换为文本,并将其放在剪贴板上”。其他机器人则更具智能,会对某一事件(无人值守)做出响应,例如“对从网站提交的每个贷款申请进行尽职调查”。您需要使用这两种机器人。

机器学习功能。几年前的RPA工具还难以从非结构化文档中提取信息——通常,公司中80%的信息都存在于非结构化文档中,而不是在数据库中。如今,使用RPA机器学习功能来解析文档,查找所需的数字,然后将其返回给用户,这是很常见的情况。一些供应商和分析师将其称之为超级自动化,但花哨的词汇并没有改变其功能。

异常处理和人工审查。分类机器学习模型通常会评估一些可能结果发生的概率。例如,某一模型会预测贷款违约概率,当该贷款违约率为90%时,可能会建议拒绝该贷款申请,而当计算某一贷款违约概率为5%时,可能会建议批准该贷款申请。当计算出的概率在这两个数值之间时,则需要人员参与进行判断,RPA工具应能够提交该案例以进行审查。

与企业应用程序进行集成。如果某一机器人无法从您的企业应用程序中获取信息,那么它对您的公司来说就没有多大好处。这通常比解析PDF文档更容易,但您需要为所有数据库、会计系统、HR系统和其他企业应用程序提供驱动程序、插件和凭据。

编排和管理。在您使用任何机器人之前,您需要对其进行配置,而且通常需要在安全的凭据库中为其提供运行所需的凭据。您还需要对用户进行授权,以创建和运行您的机器人,并对无人值守机器人进行配置,以在特定资源上运行,从而可响应特定事件。最后,您需要对机器人进行监控,并将异常情况直接发送给工作人员。

云机器人。RPA刚开始出现时,RPA机器人只在用户桌面电脑和公司服务器上运行。但随着IT资产已发展到云端,企业已建立起供机器人使用的云端虚拟机。最近,一些RPA公司已部署了“云原生”机器人,这些机器人会使用云端API以云应用程序形式运行,而不是在Windows、macOS或Linux VM上运行。即使您的公司目前对云应用程序投入很少,但最终您也会对其进行更多投入,因此这一功能非常有用。

流程和任务的发现和挖掘。为实现自动化而明确您的流程和对其进行优先排序,这通常是实施RPA中最耗时的工作。RPA供应商的应用程序越能帮助您从系统日志中挖掘流程和通过观察构建任务流,则实现自动化就越容易和越快。

可扩展性。随着您的RPA实施工作在企业内推广并实现更多的自动化,您很容易遇到一些扩展性问题,尤其是涉及到无人值守的机器人。云端实施(无论是云原生、在虚拟机中、还是在容器中)通常都可以缓解这一扩展性问题,尤其是如果编排组件能够根据需要提供更多的机器人。

最终,RPA实施工作的成败与否将取决于是否能找到那些具有最高回报的流程和任务。例如,如果某一银行中具有最高回报的流程是对贷款申请进行尽职调查,则应将该流程(或该流程中的某一关键任务)进行RPA概念验证。

不要在测试周期中偷工减料。如果您采用的RPA解决方案存在一些缺失或不完善的功能,那么您需要进行调整,否则您将陷入困境。为了降低必须重新创建所有机器人的风险,您应该记录每个任务和流程中的所有步骤。当您更换其他机器人时,您可能仍需要花一周时间来重新部署每个机器人,但您可以避免花费一个月的时间来弄清楚每个流程。

RPA的主要供应商

尽管有数十家RPA供应商,但同样有少数供应商一次又一次地进入到人们的讨论话题中。以下七家供应商是从最新的“Forrester Wave”报告和“Gartner魔力象限”(Gartner Magic Quadrant)分析师报告中选出的,并按字母顺序排列。在此列出的供应商并非作为推荐厂商,而未列出的厂商也并非是对其提出批评:

? Automation Anywhere公司:该公司的Automation 360是一个云原生、人工智能驱动、基于Web的平台,适用于端到端的自动化。RPA的功能范围包括用户使用记录器生成的简单功能机器人、使用机器学习技术和数据处理技术从文档中提取信息的IQ Bot(认知自动化机器人)等等。该平台现在可提供治理、安全性和合规性功能,以及机器人和分析功能。

? Blue Prism公司:可提供一系列解决RPA不同方面和用例的产品,该公司现在将目光从RPA转向智能自动化领域。该公司现在销售一种云优先产品,其特点是“数字化员工”能够从其数字交换市场提取信息。

? EdgeVerve公司:这是一家信息系统公司,以及人工智能和自动化供应商。它可提供AssistEdge RPA、AssistEdge Discover流程绘制、AssistEdge Engage 呼叫中心自动化和AssistEdge Cloud RPA。该公司还为银行业、价值网络/供应链、金融和采购领域提供垂直解决方案。

? 微软公司:Microsoft Power Automate Desktop是一种低代码RPA工具,可供Windows 10用户免费使用。此外,Power Automate工具的单用户版本(有人值守RPA)价格为每位用户每月15美元,限时提供。该工具可使整个组织内自动完成跨流程共享和协作,可访问400多个内置连接器,识别业务流程中的瓶颈,从文档中提取数据,并通过集中式治理来管理和控制各个流程。

? NICE公司:该公司可提供有人值守和无人值守的自动化、自动化查找器,以及提供OCR、聊天机器人和机器学习等认知技术的支持。NICE CXone是一个集成了其RPA产品的客户体验平台。NEVA是NICE公司为员工设计的个人助理机器人。 NICE公司还拥有一系列金融专用工具,例如用于反洗钱的Actimize。

? UiPath公司:当前版本的UiPath Platform (21.4)具有企业级管理和治理功能;人工智能驱动的发现、优先级排序和最具成效的自动化集成开发;升级所有用户体验;以及“自动化云”功能的快速扩展。尽管其托管云会经常升级,但UiPath公司的产品也可部署在其托管云端、公有云或本地。

? WorkFusion公司:通过使用WorkFusion的“智能自动化云”工具,在银行、金融服务、保险和医疗领域的大型企业客户可使繁重的文档人工处理工作自动化。银行业中自动化程度最高的领域包括反洗钱、开户、制裁筛查、伦敦银行同业拆借利率(LIBOR)过渡和抵押贷款。

鉴于您无法将脚本移植到另一个RPA系统,那么您需要明确您目前考虑合作的供应商是否具有强大的财务稳定性。最坏的情况是,您已进行了全面部署,但该供应商破产了,从而其许可服务器停止对您的安装工作进行身份验证,然后您的整个实施工作都停工了。

RPA示例:UiPath产品

UiPath产品是“三大”RPA产品之一,另外两个是Blue Prism公司和Automation Anywhere公司的产品。目前,它主要提供一个Windows产品,尽管可通过浏览器使用越来越多的子功能。正如我们将看到的,一些UiPath产品在云端运行。

UiPath的产品可帮助您发现哪些流程可以自动化,并可为具有各种技术技能和经验的用户提供多种工具。与许多RPA产品一样,UiPath产品正将机器学习技术融入其越来越多的高级流程中。UiPath的机器人可以分析文档,识别语音,并应用其他机器学习模型。此外,UiPath产品可以在企业规模上来治理和管理自动化。

UiPath产品的安装。您可以注册一个免费的UiPath试用版以创建一个UiPath Community SaaS帐户,然后申请一个企业试用版以启用UiPath Automation Cloud的全部功能。然后您可以下载一个UiPath Studio试用版。单击该试用版旁边的“安装”按钮。该操作将安装UiPath Studio、Assistant(助手)和用于创建和测试自动化的机器人。

建立业务案例。在您的Automation Cloud帐户中,您可以在“管理员(Admin)”下启用“自动化中心(Automation Hub)”服务。如果需要的话,您还可以启用“自动化商店(Automation Store)”。然后您可以前往“自动化中心”并创建一个实例。在此处,您可以为概念验证(POC)定义一个业务案例。

记录您的流程。您需要从“自动化中心”下载“任务捕捉(Task Capture)”并进行安装。由于需要许可,在运行“任务捕捉”时,您需要登录到自己的“UiPath Cloud”帐户;否则您将限制使用“Community”的功能。

您可以选择从构建图表开始,或者从使用“任务捕捉”来记录自己的流程开始。前者可为您提供一个更好的流程图,而后者可让您有更快地工作速度。实际的捕捉过程类似于记录Excel中的宏。该过程有最多500个动作的限制。

该流程图将包含一系列动作,还可能包含决策树(业务规则)。宏记录器不执行屏幕抓取操作;相反,您会进行屏幕截图,然后会突出显示您希望机器人在“图像编辑器”中提取的字段。在流程定义文档(PDD)完成后,您可以将其导出为Word或XAML文档。您还可以运行自己的流程,或将其提交到“自动化商店”以供审查和发布。

了解UiPath产品的Marketplace。您可以在UiPath Marketplace中找到许多自动化操作,包括智能自动化。

创建机器人。UiPath产品包含三种机器人的设计环境:适用于商业用户的 UiPath StudioX、适用于RPA开发人员的UiPath Studio(见下面的截图)和适用于C#开发人员的UiPath Studio Pro。该Studio Pro可以为RPA来构建测试用例,还可以为Web、桌面和移动应用程序来构建自动化测试。在机器人获得批准后,员工可以使用“UiPath Assistant”在本地运行这些机器人,并可使用“UiPath Orchestrator”安全地对其进行管理。

概念证明。通过派遣一名熟练的UiPath产品开发人员与客户公司的流程领域专家合作,UiPath公司通常会在一两天内完成概念验证。客户必须在专用设备上安装UiPath Studio,并提供与该解决方案相关的所有系统和应用程序的访问权。

如果您想研究UiPath产品的竞争对手,您会发现许多相似点。您还会发现在功能、可扩展性和费用方面存在差异。在采用某一RPA解决方案之前,请先进行尽职调查,计划您的成本和节省金额,并测试可能影响公司运营的每个功能。

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