RPA让采购流程更加高效丨采购领域应用RPA的5大场景

采购是企业生产经营中必不可少的环节之一,也是企业成本构成的主要因素。

企业采购形式多样,包括招标、竞争性谈判、磋商、询价、竞价等。如今,互联网的发展已经升级了采购模式。借力RPA提升采购效率,则是企业确保供应、降低成本、实现可持续发展的一个良策。

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采购部门低效之痛

尽管很多企业设有独立的采购部门,但不少企业的采购管理还未完全实现线上化,仍存在管理混乱、效率低下等问题。

通常,采购流程中包含采购计划、供应商的选择和考核、询价/比价/议价、评估、决定、请购/订购、协调与沟通、进货检收、整理付款等一系列环节。各环节中又涉及大量的数据处理、表单制作等重复任务,往往要耗费大量人力和时间。

然而,在数字化浪潮之下,相较于企业其他部门,采购部的自动化进程略显落后,大多流程仍需员工通过手动操作Excel进行管理。

实际上,采购环节中的不少劳动力密集型流程,完全可以通过RPA,由软件机器人代替员工执行大批量、可重复的任务,从而实现流程的自动化。

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当采购遇上RPA

作为“数字员工”,RPA软件机器人能够根据事先编写好的脚本,执行重复、机械的任务,用自动化处理来代替人工手动操作。不仅可提高工作效率,一定程度上还能避免人工操作可能出现的错误。

由于RPA机器人可7×24小时全天候工作,不间断地处理收集数据。因此,在执行过程中,RPA不会让采购人员错过每一条重要信息。

RPA在采购流程中的优势:

●自动化整个流程,最大限度减少人工干预;

●实现采购流程全生命周期管控,提高效率;

●外挂式部署,无缝对接ERP、CRM、WMS等系统;

●有助于打破企业各部门间的信息孤岛;

●降低采购流程风险,确保数据合规性。

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RPA应用于采购流程5大场景

随着市场竞争的日趋激烈,一些企业开始在采购部门部署RPA,以实现降本增效,保持竞争力。

场景1:订单处理

采购团队处理采购申请,手动创建采购订单,可能会出现订单信息不一致,订单处理延迟,录入数据出错或遗漏等情况。

RPA可代替人工创建采购订单,自动提取清单中所需的物料信息,录入数据并生成订单,而后通过电子邮件发送给相关负责人进行审核,并将订单反馈给采购部门。不仅可提升业务效率和准确率,也节省了人力和时间成本。

UB Store相关机器人

订单抓取、处理、核减库存机器人

机器人可以完成自有商城的订单抓取、订单清洗(按照一定规则处理订单)、核减库存和批量打印发货单等功能。

场景2:发票处理

发票查验通常需要财务人员将发票逐一验证并上传结果,由负责人审核后,将通过的发票标记为已完成。人工手动执行整个查验过程,不仅耗时费力,效率还低。

RPA通过搭载OCR技术,可自动识别、读取发票信息、验真,减少发票处理过程中80%的人工操作。如果字段匹配,RPA可自动将发票过账到财务系统,并形成日志,效率高,省时省力。

UB Store相关机器人

发票识别验真机器人

利用OCR自动识别发票信息,并自动访问国家税务总局网站进行发票验真,最后将发票信息和验证结果录入Excel。

场景3:供应商对账

人工设置好对账触发时间,RPA机器人即可登录财务模块,查询供应商信息并导出,自动向供应商发送邮件,完成对账提醒。

UB Store相关机器人

财务内部对账机器人

机器人用于集团公司间往来对账,具体应用在集团内部应收与内部应付的余额比对与差异等流程。

场景4:合同管理

在管理合同上,RPA可以从共享系统、网络磁盘、电子邮件中抓取并存储合同文件,便于统一管理。另外,RPA还可以实现销售合同的自动比对,高效精准。

UB Store相关机器人

法务销售合同比对机器人

机器人自动对比法务销售合同,并将修改过的内容进行标红处理。

场景5:库存监控管理

库存管理是每项业务的核心。采购团队必须定期监控库存状况,确保库存水平是否足够充足,以满足客户的需求。

RPA可以帮助采购团队监控库存水平,提供实时库存报告,便于团队了解库存,评估当前需求并预测未来需求,及时补充订购产品。

UB Store相关机器人

SAP自动引库存发邮件机器人

机器人用于自动引出SAP指定仓库的库存数据,然后自动发邮件给批定的人员。

RPA应用于采购流程,助力企业实现数字化采购。采购人员也能因此从重复繁琐的低价值工作中解脱出来,省下更多时间和精力,专注于与供应商建立良好的关系,为企业创造更大的价值。

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