财务数字变革新契机丨RPA 应用于财务领域的5大场景

RPA(机器人流程自动化)在财务领域的应用,正给企业财务带来前所未有的改变。

实践证明,RPA能够在效率、准确性、可靠性等多方面给企业的财务管理带来诸多直接的好处。

财务数字变革新契机丨RPA 应用于财务领域的5大场景插图

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前RPA时代,财务领域面临的痛点

在应用RPA机器人之前,企业财务工作进程的推进,主要通过财务人员人工操作及信息系统自动化的方式予以实现。

人工操作常面临三大痛点:工作效率低、错误率高、人员占用高。

而通过信息系统进行自动化操作,一旦出现跨系统的数据流转需求,就需要在多个异构系统间进行系统改造和API开发。系统改造和API开发往往投资成本高、部署周期长、对需求响应缓慢。

在改造开发完成之前,所有工作仍然依赖人工操作。特别是在系统对接较多的情况下,改造难度更是成倍增加。如果系统之间不允许开放接口,不开放源代码,又或者遗留系统源码已经无处可寻,那么改造根本无从谈起,最终只能依赖人工操作完成业务。

针对财务的业务内容和流程特点,RPA机器人代替财务手工操作,辅助财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务,从而优化财务流程,提高业务处理效率和质量,规避财务合规风险,使资源分配在更多的增值业务上,促进财务转型。

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RPA:企业财务数字变革的新契机

缘何财务领域会大规模接受RPA这样一种技术?

业务特点相吻合(客观基础)

RPA技术适用于具有清晰定义和量大重复的流程。财务是一个强规则领域,在业务流程中存在大量重复的工作需要手工完成,这些工作的业务特点与RPA技术的应用条件高度匹配。

同时,在原本耗费大量的人力资源和时间成本,而且人工操作出错率较高的业务流程中应用财务机器人,能够形成规模经济,最大限度实现企业财务流程高效运转和财务运行成本降低。

企业变革新要求(内在驱动)

身处数字化变革的时代大背景下,企业需要从庞大、混杂的数据中高效筛选有效数据并利用数据去创造价值。财务是企业天然的大数据中心,是企业数字化变革的有利切入点。

通过在财务工作中应用RPA技术,财务工作效率大幅提升、企业数据信息安全可控,保障了企业业务发展和管理决策中的数据需求,为财务变革与转型奠定了数据基础。

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RPA应用于财务的5大场景

目前RPA正广泛应用于费用报销、采购到付款、订单至收款、固定资产核算、存货到成本、总账到报表、资金结算等常见财务流程。

1、采购到付款

RPA机器人可使采购到付款过程中重复率高、业务量的工作实现自动化。

  • 采购付款:RPA机器人自动完成审核、数据输入和付款准备,提取付款申请系统的付款信息,并提交网银等资金付款系统进行付款操作。
  • 财务处理及报告:RPA机器人将应付模块的凭证信息导入总账记账,进行账务处理,并生成财务报告。
  • 供应商对账:机器人登录财务模块,查询供应商信息并导出,自动向供应商发送邮件,完成对账提醒。

2、订单到收款

订单到收款是企业和客户之间的财务关联,包括合同管理、发票开具、收入确认、收款对账等业务环节。订单到收款流程中规则明确、自动化程度较高。

  • 收款核销:RPA机器人从银行获取数据,自动认领来款,并同步至账务系统进行收款核销
  • 发票开具:RPA机器人根据订单信息,抓取销售开票数据进行开票,发票开具后将开票信息传递至相关业务人员,通知其进行发票寄送。
  • 客户对账:RPA机器人取得应收和实收数据,按照账号、打款备注等信息进行自动对账,向存在对账差异的客户发送对账提醒邮件。

3、总账到报表

总账到报表流程中关账、标准记账分录处理、对账、财务报表的出具等工作可借助RPA机器人完成。

  • 出具单体报表:RPA机器自行完成数据汇总、合并抵消、邮件数据催收、系统数据导出及处理等工作,自动出具模板化的单体报表。
  • 关账:RPA机器人自动进行各项关账工作,如现金盘点、银行对账、销售输入确认、应收账款对账、关联方对账、应付款项对账等。
  • 对账:RPA机器人每日自动完成对账和调节表打印工作,全程过程无需人工干预。

4、资金管理

资金管理为财务领域日常重复性高的工作,可用RPA机器人减少人工劳动量。

  • 收付款处理:RPA机器人根据订单信息和供应商信息,自动完成收款与付款。
  • 银企对账:RPA机器人取得银行流水、银行财务数据,并进行银行账和财务账的核对,自动出具银行余额调节表。
  • 现金管理:RPA机器人根据设定的现金上划线执行自动现金归集、自动现金计划信息的采集和处理等。

银行流水账单自动下载机器人

自动登录银行并下载每天银行流水账单。支持平安银行、招商银行、中国银行、建设银行、工商银行等国内主流银行,搭配UiBot KeyBox使用,更加安全、稳定。

5、税务管理

税务管理是目前RPA机器人运用较为成熟的领域,包括自动纳税申报、涉税信息校验、增值税发票验真等子流程。

  • 纳税申报:根据特定逻辑有工作底稿自动生成申报表并在税务端系统自动填写纳税申报表。UB Store推出了包括纳税申报表批量导出、税务申报表下载比对、税务零申报等系列机器人,可实现纳税申报流程自动化。

云代账个税自动申报机器人

机器人自动打开税务网址进入申报页面,完成申报人信息与申报金额的填录工作。

  • 发票验真:RPA机器人可基于发票票面信息自动校验发票真伪,同时可将增值税发票提交到国税总局查验平台进行验证和认证,并反馈和记录结果。UB Store推出的增值税发票识别机器人、发票验真机器人等,在提高开票效率的同时,避免人为输入错误的发生。

增值税发票识别机器人

自动识别并汇总各种格式的增值税发票,具备对接其他类型票证识别能力。

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