零售贸易公司财务部门的 5个痛点与 RPA应用的4大场景

零售贸易公司财务部门的5个痛点与RPA应用的4大场景

零售贸易公司财务部门的 5个痛点与 RPA应用的4大场景插图

零售业的财务部门在企业经济活动中扮演着尤为关键的角色,高质量的财务工作将会为企业赢得更多竞争的砝码。

然而,随着公司业务量增大,零售企业财务部门需要涉及大量的数据传输和审核的工作。这些工作重复性高,而且还需要保证工作的质量和数据的准确性。财务部门疲于应付,一定程度上也会影响企业的经营活动。

零售贸易公司财务部门5大痛点

1、公司间系统不同步

总部订单系统与分部系统之间存在断点,导致总公司和分公司间的系统无法实现同步,每天需要靠人工将总公司的订单信息逐条输入至国内分公司的系统中,并生成PDF提货单。公司的订单数及订单信息量大,有时一个订单有50-60条不同的商品品名信息。

2、订单转换开票工作量大

分公司在完成订单到收款单的转换后,需要将数据输入开票系统。零售业在开具发票时必须开具详细的商品品名信息,大量的订单信息,给财务人员带来的是同等数量开票工作。

3、开票结果正确率无法保证

财务部门从订单输入到开票岗位安排多人处理,开票结果正确率无法保证。整个财务流程从订单信息输入、订单信息转换成费用清单、最后上传开票系统,整个过程需要两名财务人员共同完成。其中,为规避差错,需在流程中设置审核岗位。

4、税率折算差异需依赖手工调整

零售门店的折扣率在开票系统中的税率折算差异需要手工调整等问题。

5、人力成本问题

雇佣成本逐年递增、员工稳定性、新员工的培训成本等。

RPA应用于零售贸易公司财务流程

RPA技术适用于业务高频、大量、重复且规则清晰、人工操作的流程。零售贸易公司的财务开票业务正属于流程标准化程度极高的流程。

通过对需求分析及流程梳理,财务部门最终确定流程范围,实现财务开票业务流程由人工处理到RPA机器人处理的转变,并达成企业降本增效及保证开票正确率的目标。

场景1:订单录入及提货单导出流程

通过订单数据样本分析以及和业务操作人员的充分沟通,并通过测试系统的POC验证,利用RPA机器人为财务部门完成了订单录入及提货单导出的RPA流程自动化。

场景2:开票流程自动化

RPA协助财务梳理开票流程,并解决了折扣开票、按票面限额自动拆分开票数据、自动调整开票尾差的难点,帮助财务部门实现开票全流程自动化。

RPA机器人监控发票的电子邮件地址。当发票到达时,它会将其转发到发票数据提取工具。从发票中提取必要的数据。如果数据存在重大不确定性,机器人会通知工作人员查看发票。如果数据提取被认为是成功的,则将数据输送到记录保存和支付系统中。

场景3银行对账

财务共享中心的银行对账工作,通常需要针对十多家银行的近百个银行账号进行对账作业并制作调节表格。在应用RPA之前,这一切均需由人工操作完成。

RPA项目上线后,RPA机器人会自动登录银行网站下载电子对账单并完成SAP格式转换;自动查找银行账户的起始余额和报表号导入对账单到SAP系统;通过将其与企业账单对比生成不平账单对账记录并邮件发送给相关人员;自动打印所有对账结果以及对账调节表作纸质版记录。

RPA的部署使公司的财务共享中心每天节约了大量的人工工时,RPA机器人的参与使整个过程准确率达到100%。

场景4:进销项差额表提醒

在部署实施RPA前,进销项差额表提醒全部需由人工操作完成,需要公司业务人员分别在四个不同网站及表格中查找相关信息并汇总到一个Excel文件中。

RPA上线后,RPA机器人会定期从SAP系统下载所有部门的上月余额、本月帐载进销项税额、海关待抵扣税额等报表;远程访问开票系统得到当月实际开票增值税专用和普通发票税额合计,并计算出公司实际开票税额;访问共享盘上的增值税纳税申报表获取上月留抵税额,并最终将所有相关数据汇总到差额表Excel文件中,最终邮件发送至相关人员。

RPA帮助组织节省了80%的人力成本,并且将出错率降低至 0%。

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