机器人流程自动化(RPA)和业务流程管理(BPM)如何结合在一起?

机器人流程自动化(RPA)和业务流程管理(BPM)如何结合在一起?

如今业务流程管理(BPM)日益成熟,而机器人流程自动化(RPA)则成为技术新宠。而组织将BPM和RPA整合到其自动化策略中可以解决多个问题。

机器人流程自动化(RPA)和业务流程管理(BPM)如何结合在一起?插图

BPM和RPA有一个明显的共同点:字母“P”在两个缩略词中都代表“Process”(流程)。BPM推出的时间早于RPA。尽管方式有所不同,但它们的核心都出自同一个目的:改善企业的运作方式。

并且这二者之前结合得越来越紧密。从技术角度来看,某些工具甚至集成了BPM软件和RPA软件。这可能导致很多人对这两种技术如何协同工作以及不能协同工作而感到困惑。

BPM与RPA有什么区别?

以下对这两个术语及其代表的含义进行分析:大多数BPM从业人员通常都认为BPM是其要做的事情,而不是任何特定的工具或应用程序。而DevOps人员认为,这是一种工作方式,而不是工具。BPM是在组织运营的更大范围内记录、分析、度量和改进的流程。BPM软件工具是这种以人为本的实践的产物,反之亦然。

另一方面,RPA实际上是软件。人们不要认为“机器人”(bot)是科幻小说描述的机器人。与其相反,机器人(bot)是指使某些基于计算机的任务(例如数据提取或数据传输)自动化的软件程序。例如,假设有一个机器人自动从收到的发票中的预设字段中复制数据,并将该数据粘贴到另一个系统中,例如应付帐款应用程序。人们需要为RPA创建和管理这些机器人,以实现其预期目标,但是RPA最终只是软件。

长期以来,各种组织都在关注改进流程。如今,他们也非常关注自动化流程。因此,BPM和RPA之间的关系非常密切。

Automation Anywhere公司产品管理高级总监Rizwan Husain说:“从广义上讲,RPA和BPM是一种共生技术,尤其是在几个关键用例中,如人力资源(HR)管理、保险理赔处理、订单处理等。”

RPA如何增强BPM

这就是一个主题:RPA是一个可以扩展和增强BPM基本用途的工具。

Laserfiche公司总裁Karl Chan说,“虽然RPA和BPM是截然不同的术语,但它们是相互补充的,并且当它们一起部署时可以为数字化转型做出贡献。”

这是研究这种互补关系的一种基本方法:BPM最终是关于改进流程,但它本身并不能使那些流程自动化(即使是最佳的结果。)另一方面,RPA的存在是为了使某些流程自动化。但它本身并不能改进或优化这些流程(自动化效率低下或中断的流程并不能解决,它只能使其更快、更频繁地运行)。

Kofax公司首席战略官Chris Huff说,“组织使用BPM来创建可靠的工作流,以数字方式连接孤立的系统、数据和人员。RPA在这些工作流中工作,以执行基于规则的特定自动化任务。”

BPM和RPA结合起来的4种方式

以下是一些思考BPM和RPA之间关系的方法:

1.BPM可以帮助确定强大的优化候选者

BPM的基础是更好地理解和记录包括组织日常运作的广泛过程。正如Red Hat公司公共部门团队的高级首席解决方案架构师Jim Tyrrell指出的那样:“BPM是对业务流程的管理,这些流程通常在人们的头脑中,以及手册、规则、法律和工作表中。这些不可避免地会在任何企业中产生和存在,通常在其长期维护方面缺乏足够的治理。”

这使得BPM成为RPA计划的重要基础,因为成功需要充分理解、清晰记录的流程以及持续改进的相同思路。正如Eggplant公司首席运营官Antony Edwards所说的那样:“尝试自动化不了解的流程是通往失败的道路。”

BPM还可以组织某些领域的工作流和流程提供帮助,在这些领域中,自动化将是有益的或最佳的解决方案。

Chan说:“RPA是一种用户友好且经济高效的方法,可以在企业拥有传统平台、Web应用程序或内部系统缺乏企业集成功能时填补自动化空白。”

2.BPM和RPA可以帮助连接传统系统和现代系统

组织需要思考BPM为什么存在以及组织如何使用BPM。

Husain说:“业务流程管理长期以来一直被组织用来改造端到端的业务流程,并将这些业务流程与组织中的人员和底层系统连接起来,以提供优化和高效的运营。”

这听起来不错,是吗?实际上,这似乎与业务和IT领导者讨论数字化转型的方式相似。但这并不意味着组织会突然放弃这些传统系统,或进入一些人员和团队始终无缝协作或集成与自动化的协作场所。但这在大多数组织中都没有实现。

Husain说:“BPM仍然依赖于执行关键业务功能的复杂且通常负担很重的底层系统,而这些功能通常需要人工干预和操作。RPA通过与这些复杂系统无缝集成并自动执行重复和人工任务(尤其是在数据提取、传输和处理方面)发挥了关键作用。”

Husain表示,这可以节省大量时间和精力,同时减少错误,并提高数据质量。

他说:“BPM和RPA结合起来用于快速现代化许多行业中的传统IT和业务运营。”

他指出,银行业和金融服务业等组织如何部署强大的移动应用程序,让客户能够采用手机操作存款、转账或申请抵押贷款。

Huff说:“为了实现这一目标,这些组织需要找到一种将传统系统与现代移动应用程序连接起来的方法。BPM用于在现代移动应用程序和传统IT系统之间建立数字连接,同时根据规则集触发RPA,以执行特定的数据移动操作,例如将数据从一个系统取出并输入到另一个系统。”

3.BPM可以帮助处理RPA规则中的异常

RPA遵循规则,它不处理异常或边缘情况。在这些情况下,机器人基本上会停止运行。BPM可以帮助解决如何处理这些异常。

Husain说:“在RPA运行自动化活动但依靠BPM来处理特定异常(例如人力资源如何在员工入职过程中如何处理丢失的文档或信息)的情况下,RPA和BPM可以非常有效地结合在一起。与其相反,BPM可以依靠RPA来自动化工作流程中原本需要人工完成且费时的任务,例如将员工数据传输到各种系统以进行薪资处理,这是员工入职流程的一部分。”

对于BPM和RPA结合使用的其他场景也是如此。

Huff说,“RPA依赖于BPM来处理任何不遵循规则集或需要人工介入并裁决事务的异常。由于RPA本身是基于规则的,并且经常在环境和流程发生变化时中断,BPM充当了处理所有异常并保持操作运行的‘安全网’。”

关于“安全网”的另一种思考方式是:BPM确保组织首先知道那些异常和更改在哪里。没有看到这些异常或更改是某些RPA实现失败的常见原因:即使是对Web应用程序用户界面(UI)的调整之类的简单操作也可能使机器人遭到破坏。

4.RPA可以由非开发人员部署和管理

随着组织越来越多地寻求实施自动化策略所需的专业知识和技能,BPM与IT的交集越来越多。RPA是一种可以帮助提高自动化程度的技术,而不会让IT专业人员负担过重,因为许多RPA工具都是为非技术人员而构建的。

这意味着与BPM密切合作的人员(如业务分析师或业务运营人员)也可以亲自动手实现某些流程的自动化。

当然,建议采用一种不让首席信息官陷入困境的协作方式,但这并不意味着IT主管需要重新派遣一批开发人员或其他IT专业人员来实现这一目标。

Chan说:“RPA机器人可以由非技术人员配置,这意味着IT人员的工作量减少,这通常会使他们负担过重,尤其是在远程工作更为普遍的今天。这些特性使RPA非常适合那些希望快速部署集成和自动化解决方案以应对变化的组织。”

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