财务共享中心如何应用RPA?

财务共享中心如何应用RPA?8个场景+2大案例

作者:UB Store

财务共享中心如何应用RPA?插图

企业财务存在信息孤岛,打通不同系统需要花费大量时间和成本。而财务工作人员大量重复性的手动操作,一不小心就容易出错,使得财务管理和资金使用存在风险。

RPA财务机器人可针对财务业务内容和流程特点,以自动化代替人工执行大批量、可重复性的操作任务,从而优化财务流程,提高处理效率和准确性,减轻财务合规风险。

而财务共享平台通过人员、技术、流程的有效整合,可实现不同地域、不同主体的财务业务标准化和流程化,避免企业在财务职能建设中的重复投入,提升财务管理效率。

RPA可应用于财务共享平台中,提升平台的服务能力和质量。二者融合,是企业财务管理数字化建设的必然选择。

财务共享平台应用RPA八大场景

1.应收账款对账:RPA财务机器人从企业财务系统中获取应收数据及银行回单或流水中的实收数据,按照账号、打款备注等信息进行自动对账,并标注差异。

2.往来核对与核销:RPA每月结账前自动从内部系统下载往来信息,对单位往来条目进行核对,并自动在系统内核销。

3.供应商数据管理:RPA根据供应商提供的关键信息,自动创建数据档案,并进行管理和维护。

4.发票处理:RPA利用OCR自动读取发票信息,并进行处理。

5.固定资产管理:RPA可批量更新资产卡片,在系统内自动维护资产折旧、转移、报废等信息。

6.银行对账:RPA将取得的银行流水、银行财务账数据进行核对,自动出具银行余额调节表。

7.银行回单下载: RPA机器人自动下载电子版银行回单,并按交易拆分好之后,进行标准命名,保存到指定文件夹。

8.税务申报:RPA可自动在企业系统中采集税务数据,计算税金,生成凭证,准备报税材料等。

大型公司财务共享中心RPA项目案例

大型国有控股上市公司通常由于公司业务量庞大,且呈增长趋势,其在未实施RPA之前,财务共享中心需要涉及大量的数据传输和审核的工作。

这些工作不仅复杂程度高、重复性高,而且还需要保证工作的质量和数据的准确性。面对公司所面临的众多财务挑战,在其财务共享中心选择部署实施RPA(机器人流程自动化)方案,以替代从前高频、重复、长时间且低附加值的人工操作,提升税务及财务工作效率,在降低人力时间成本、提升工作质量等方面发挥重要作用。

现在,我们以银行对账、进项差额提醒2个典型应用场景,来展示RPA项目的优越性。

一、银行对账场景

财务共享中心的银行对账工作,通常需要针对十多家银行的近百个银行账号进行对账作业并制作调节表格。在应用RPA之前,这一切均需由人工操作完成。

RPA项目上线

1、RPA机器人会自动登录银行网站下载电子对账单并完成SAP格式转换;

2、自动查找银行账户的起始余额和报表号导入对账单到SAP系统;

3、通过将其与企业账单对比生成不平账单对账记录并邮件发送给相关人员;

4、自动打印所有对账结果以及对账调节表作纸质版记录。

实施效果

RPA的部署使该公司的财务共享中心每天节约了大量的人工工时,RPA机器人的参与使整个过程准确率达到100%,节省约90%的人力成本。

二、进销项差额表提醒

在部署实施RPA前,进销项差额表提醒全部需由人工操作完成,需要公司业务人员分别在四个不同网站及表格中查找相关信息并汇总到一个Excel文件中。

RPA项目上线

1、关于进销项差额表的制作流程甚至无需人工干预,RPA机器人会定期从SAP系统下载所有部门的上月余额、本月帐载进销项税额、海关待抵扣税额等报表;

2、远程访问开票系统得到当月实际开票增值税专用和普通发票税额合计,并计算出公司实际开票税额;

3、登录网站读取当月认证通过发票并合计公司可抵扣进项税额;

4、访问共享盘上的增值税纳税申报表获取上月留抵税额,并最终将所有相关数据汇总到差额表Excel文件中,最终邮件发送至相关人员。

实施效果

RPA帮助组织节省了80%的人力成本,并且将出错率降低至 0%。

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