RPA典型应用场景系列

       RPA全称Robotic Process Automation,国内一般翻译为:机器人流程自动化或者流程自动化机器人。需要澄清的是,此机器人非彼机器人,RPA并不是一个我们常见的仿人体外形的实体机器人,而是基于特定脚本,由机器人替代人工执行大批量、重复性的电脑操作,以实现流程自动化的软件产品和技术。因此,称之为机器人流程或数字化员工更合适,只是为了更好被市场和客户理解,因此被称为机器人。下文将以英诺森的RPA产品ProcessGo为例,介绍RPA典型的应用场景,这也是市场上已经被成功商业化应用和实践过的。

英诺森公司简介:国内顶尖的数字化服务商和RPA厂商,拥有RPA自主知识产权和研发团队,在保险、能源、制造、地产、咨询、物流、金融、教育等行业均有丰富的IT咨询和RPA案例,有非常丰富的实施经验。已完成B轮数千万美元融资。

RPA典型应用场景系列插图ProcessGo为英诺森自主研发的RPA产品,采用业界最成熟的机器人平台,能够达到平台化、全透明的机器人管理,实现多个机器人的快速部署与监管,支持多个机器人通过协作完成复杂业务需求。

RPA典型应用场景系列之一:财务机器人

前些时间被刷屏的"财务机器人来了,财务人员将被替代和失业"主题的爆款文章,描述了未来大量财务工作将被机器人取代的场景,引起哗然。这并不是空穴来风,四大会计事务所已全部推出了自己的财务机器人,而财务机器人的本质并不新奇,这就是RPA技术。

财务是一个规则性强的领域,在其业务流程往往存在大量重复的且需要手工来完成的任务,耗费着企业大量的人力资源和时间成本。这使得企业在未来的竞争中,将面临竞争劣势的处境。

同时,财务是企业天然的大数据中心,是企业数字化变革的有利切入点。实际上,企业财务工作的业务特点与RPA技术的应用条件高度吻合。

RPA应用于财务领域,能够最大限度实现企业财务流程的高效运转,以及财务运行成本的降低。通过RPA技术的使用,企业财务工作效率得以大幅提升,数据信息安全实现可控,保障了企业业务发展和管理决策中的数据需求,为企业发展提供了有效支撑。这就是为什么国际四大会计事务所普华永道、毕马威、安永、德勤都在积极推广且率先应用财务机器人的原因所在。

拥有大量财务流程的公司,应该率先考虑引入RPA解决方案。基于目前常见的集团财务职能划分, RPA最容易发挥效用的地方就在交易型财务处理及内部风险管控两大部分。尤其对于依托财务共享模式进行企业财务管理转型的企业,共享服务中心的主要职责恰恰就是交易型财务处理及部分控制审核,再加上SSC特有的标准化及流程化,RPA也就具备了上好的应用环境,这也就是为什么国内的共享服务中心建设浪潮之后,财务机器人技术备受关注的原因。以处理交易型财务的共享服务中心为例,我们常见的业务流程包括:销售至收款、采购至应付、员工费用报销、存货与成本、资产核算、总账与报告、资金结算等流程,那么这些流程均适合采用RPA机器人。下图是笔者对RPA在财务应用场景的分析图,深蓝表示强烈推荐特别适合应用RPA的场景,浅蓝色表示适用于RPA的场景,灰色表示不太适用RPA或应用价值不明显的场景。

RPA典型应用场景系列插图(1)

图:RPA在财务业务中的适用性一览图

以最常见的凭证制单为例,凭证信息在财务共享服务中心统一录入,存在大量纸质发票文件,需要人工验证并制单,人力成本高质量差。应用RPA结合OCR影像识别技术,票据自动扫描后将输出为结构化的信息,机器人会自动将这些结构化信息录入ERP系统里完成制单。整个流程自动化,平均处理时间节省了90%以上。

RPA典型应用场景系列插图(2)

图:凭证制单

以发票校验业务为例,传统方式是线下流转单据,人工处理,繁琐且容易出错。我们不妨尝试一下新思路,在智能发票交收终端接收到发票后,机器人可以自动登陆SAP系统,输入事务代码MIRO进行发票校验的操作,形成记录并汇总发送给对应的业务人员,人工进行复核。这里的人机交互是为了保险起见,技术上完全可以不用人工复核。我们可以清楚地通过下图的流程看到,橙色的步骤完全是机器人实现的,灰色是人工操作的流程。不仅提高了发票校验的准确率、时效性、应付账款的准确性,更避免了人工操作的失误和查错的成本。

RPA典型应用场景系列插图(3)

图:发票自动校验

以三单匹配为例 ,传统线下模式需要对接不同的系统和业务人员,系统之间可能没有接口,需要人为来回切换系统查验和录入数据,流程环节多,数据重复录入,工作效率代。应用RPA来实现后,机器人将自动获取待匹配清单,利用OCR影像识别,获取和对比采购订单、入库存验收单、发票单据上的指定关键内容,按规则判断后,自动形成汇总表格发送给业务人员,业务人员只需要负责审核即可。

RPA典型应用场景系列插图(4)

图:三单自动匹配

以银行对账为例,每个月月初,某客户的财务人员要完成与60家银行的对账,通过大量手工劳动后,出具余额调节表。在应用RPA技术后,这一切都交由机器人完成,对账时间从5小时提升到5分钟,每年能节省9600个小时,并且对账质量有保障,所有操作有据可查。

RPA典型应用场景系列插图(5)

图:银行对账

RPA典型应用场景系列之二:人力机器人

与财务业务类似,人力资源管理业务也是占用大量劳动力且高度重复的工作,因此也尤其适合应用RPA技术。以下将列举几个经典人力资源业务与RPA技术的结合。

以招聘为例,HR根据招聘需求部门提供的招聘岗位描述,核查招聘额度后,登陆到相关的招聘渠道例如招聘网站、企业官网、微信公众号、招聘邮箱等,收集和筛选符合要求的简历,如学历要求,技能要求,年龄要求等等。该项工作需要在不同招聘渠道间来回切换,人工阅读大量简历样本,初步筛选后发送用人部门的审阅后,待其反馈意向后,HR邮件、电话或即时消息等方式与候选人预约面试时间,整个流程环节较多,但流程固定、单一,占用了招聘人员大量工作时间。

RPA典型应用场景系列插图(6)

图:自动简历筛选和推送

应用RPA后,机器人按照简历筛选程度,自动登陆多个招聘渠道收集简历,下载到本地电脑指定的文件夹,自动发送给相关业务人员,并能根据其反馈,自动发送面试邀请。从简历收集、筛选到预约面试完成自动化,极大提高了筛选效率,降低了人工筛选可能由于人工疲劳而导致的筛选效率低下或误筛的概率。

以入职离职为例,员工入职确认后,HR需要为其创建各系统账号,离职确认后,需要检查并关闭所有系统账号,这些都可以通过RPA自动来实现,如下图所示。

RPA典型应用场景系列插图(7)

图:一键入职离职处理

安永的人力共享服务中心就在大量应用RPA以解放人力。

以薪酬核算为例,HR每月根据不同部门、岗位、职级等规则,融入考勤、绩效等影响因素,制作薪酬表单,而且还需要生成工资条,发送给员工个人。计算量大,规则多,且无法避免错误的产生,一旦产生错误,容易引起员工极大不满,降低对人力资源部的满意度。

RPA典型应用场景系列插图(8)

图:薪酬自动核算

应用RPA后,HR给机器人指定数据来源和收集路径,设置好算法规则,机器人会自动统计考勤、绩效,完成薪酬计算,并自动登录指定邮箱,完成工资条的自动发送。原来N天的工作现在变成几分钟即可完成,且准确率高达100%。

RPA典型应用场景系列之三:IT机器人

除了财务和人力,RPA还能实现自动的IT服务,例如下文将列举的IT巡检、各种系统账号的管理包括开通、变更和关闭、密码重置等。这些工作重复率高、难度低,传统人工劳动者如果长期从事此类工作,容易产生工作疲倦和消极情绪,况且员工缺乏学习和晋升空间,也容易引发员工离职。

以IT巡检为例,IT部门每天都需要制作桌面日报统计各系统的使用情况,检查涉及多个系统且步骤繁琐单一,占用了工作人员较多的工作时间,工作无乐趣且容易出错。

RPA机器人流程可以分为两部分,一部分为巡检流程,对巡检内容核查后填写日报、派发工单;另一部分为回填流程,即派发的工单处理后需将处理结果回填至日报。两个流程搭配合作,实现桌面巡检自动化。

RPA典型应用场景系列插图(9)

图:自动巡检

以账号管理为例,各种系统开账号、重置密码工作经常会以碎片化的方式占用IT人员的工作时间,且工作人员在周末或繁忙时期无法随时守候在电脑终端来处理紧急的新建账号与密码重置操作。

RPA典型应用场景系列插图(10)

图:系统账号管理,包括开通账号、账号信息变更、重置密码等等

有了IT机器人,任何时间任何请求都会被第一时间予以正确地处理,实现了无人值守,效率提升至少400%。在应用初始,可以加入人工审核和干预,试行一段时间后,确认机器人效率和准确率后,可以实现完全的无人操作,机器人自动处理。

RPA典型应用场景系列之四:X机器人

医保对账机器人:

某全国连锁药店在全国有2000多家门店,是医保定点药店,因此每天要处理大量医保对账业务,占用的人工时是100人*10天/月,且数据传递主要靠截图和肉眼识别再录入,工作效率低且数据准确性差。

RPA典型应用场景系列插图(11)

图:医保对账

应用RPA后,机器人在总部就可集中处理全国2000多家门店的医保对账,只要手动触发,机器人将自动登陆POS系统、医保系统、下载报表、识别和抓取数据、正确数据直接处理,可疑数据发送给业务人员,人工审核。原来全国需要100人,现在仅需2-3人来处理可疑和异常数据即可,减少了80%以上的机械重复工作。

物流订单打印机器人:

某物流公司每日有6000多份物流订单需要处理,占用了3个全职人员每天16小时轮岗值守来处理物流订单,如此大的业务量,一旦没及时处理,就会导致丢单。

RPA典型应用场景系列插图(12)

图:物流订单处理

有机器人自动值守后,不再需要任何人工值守了。原来的3人仅留1人来抽查审核机器人的处理质量和效率,其它2人被释放出来从事订单分析与优化等更高附加值的工作。

航空订单核对机器人

某航空公司有B2C、B2B两条业务线,支持多渠道、多支付方式,销售和退票订单巨大,每天的数据量在50000条左右,需要4名专职人员,且订单遗漏、错误处理会导致客户投诉,对航空公司业务快速发展和品牌形象均有不良影响。

RPA典型应用场景系列插图(13)

图:航空订单处理

应用RPA后,人工触发机器人工作后,机器人会自动登陆机票订单系统,导出销售订单和退票订单,识别和标注关键字,输出核对结果,发送给业务人员。整体业务效率提升超过200倍,原来的4人已有3人完全释放出来,从事机票价格趋势分析、分销渠道和客户管理等更高附加值的工作。

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