特别关注 | RPA助力企业财务管理向数字化转型

数字化转型就是综合利用各种技术与手段,将企业经营所有业务转变为互联网化、智能化及自动化。数字化转型的目的,即通过组织经营的完全数字化,加速客户需求响应速度、业务运营速度、提升业务人员价值,释放组织架构改革红利。

以RPA+AI为核心的流程自动化解决方案可以大幅度缩减企业财务的数字化转型成本,提升场景落地速度,加速企业全局战略在财务层面的三个核心目标——推动增长、降低成本和管理风险的实现,为企业财务从“核算过去”向“管理未来”转型奠定基础。

RPA(Robotic Process Automation)技术是2017年在国际兴起的一种解决方案,它是通过软件技术来模拟人工操作业务软件的流程、步骤和控制逻辑,实现复杂、繁琐工作的重复回放。将日常企业运营中耗时、枯燥的周期任务、跨系统数据搬运任务交给“软件机器人”,它们可以比人类更快、无差错、7×24小时地执行,从而让企业员工更加集中精力于创造性的高价值工作上,RPA因此得到越来越多的企业的关注。RPA平台相比传统的软件开发、任务调度平台或流程平台,具备以下的优点。

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特别方便 : 因为无须改造系统提供接口,可以直接通过人机界面驱动、文件驱动、邮件驱动等方式完成对接,所以RPA实施工期相比传统的改造系统的开发方案存在“短平快”的优点。

特别强大:RPA可以提供强大的流程引擎和界面操作接管函数库,编程人员也不需要熟悉句柄、进程、对象的专业IT术语,有利于维护人员甚至业务人员自行调整逻辑,快速响应变更需求。

特别安全:RPA可以有效的控制人因风险,降低人工出错的可能性,并且专业的RPA工具还会为脚本的安全回放设置各种前后台检查条件,确保脚本逻辑可以被正确地执行,并在遇错后立即暂停请求人工接管。

RPA助力财务数字化照进现实

2020年初某权威咨询机构针对CFO发起调查,在问及什么是未来五年财务数字化转变的驱动因素时,被访人选择最多的三个选项分别是“实时数据的可用性”“持续增加的提供全局业务建议的需求”和“政府监管和合规需求”。

“实时数据的可用性”,意味着应该提高多系统对账、账实对账、账纸对账的自动化和效率,确保数据的集中度、准确度、实时度,后续依赖分析才不会出现刻舟求剑、谬以千里的风险。

“持续增加的提供全局业务建议的需求”,意味着财务人员应该从日常机械、重复的劳动中解放出来,更多分析,更多思考,更多职业判断。

“政府监管和合规需求”,意味着监管和风控从严”,这同样要求将制度准则的细化和执行由人工遵守转变为软件控制,由抽查变为逐笔审核,由事后向事前、事中转移。

财务工作处于生产力和绩效决策的结合点,财务管理数字化转型成为企业的迫切需求,以自动化、智能化为特点的“智慧财务”成为转型的重要领域。智慧财务意味着事务性工作的执行效率提升,财务风险的有效管控,公司业务绩效的快速评估。

数据承载信息,信息蕴含知识和洞见。2020年4月,国务院在发布的关于要素市场化配置的文件《关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见》中,明确地表示数据成为生产要素,是未来社会数字化发展的重要基础。凡益之道,与时偕行,企业数字化转型需要一个兼容、连续、高效、安全的平台来确保数字化进程的稳步推进。

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传统的开发技术都涉及后台的改造、接口的开发,交付周期和成本高昂;RPA以“短平快”的交付能力,从众多数字化创新工具集中脱颖而出,将分散于生产经营的各环节、不易量化的数据,汇总成为显性数据与知识,核心在于其提供一套低耦合的流程自动化解决方案,可感知、可衡量地速效解决业务流程效率滞后的核心问题,促进整体人员技能提升,帮助CFO以敏捷方式打造一个RPA技术赋能、面向未来的财务团队,塑造企业组织全局数字化变革的重要力量。

RPA工具的应用,可以接管大量的单证识别、凭证录入、系统对账、报表加工、合规审核等重复性劳动,将大量财务人员从“更多录入”转变为“更多分析”的高价值工作中,从而加速财务数字化转型的效率。

RPA(机器人流程自动化)为转变财务职能提供了清晰路径和可持续的解决方案,也是未来财务和会计人员必备技能之一。成功并大规模实施RPA的组织已经实现了指数级的运营效率提升,消除了重复繁杂的事务性工作,并节省了大量财务开支。RPA的广泛应用包括数据输入、数据核对、电子表格操作、系统集成、自动数据报告、分析和客户拓展等。RPA可在资金、总账,应付、应收,成本、资产等方面助力财务共享中心实现流程自动化加速、服务和产品的输出加速、运营效率最大化信息流优化及知识资产增加、更专注核心业务经营战略及分析的高层管理。

在美国管理会计师协会(IMA)和德勤对财务和会计人员进行的一项联合调查中,研究了未来劳动力以及技术、人才和自动化将如何重新塑造工作方式,近76%的受访者表示他们的会计流程自动化程度不到75%。当被问及他们对金融行业的工作类型有何期待时,超过90%的受访者表示,在未来五年内,工作效率将有所下降或显著下降,财务和会计专业人员仍需消耗大量时间在手动业务上,而不是从自动生成的高质量财务数据中获取见解。财务人员对自身工作也呈现出事务性流程的附加值将逐步降低,基础财务工作需提供更多分析支持的判断。下图展示了各财务活动与可自动化程度及工作附加值的综合映射情况,也为财务部门在进行RPA项目规划提供了实际参考。

今年7月20日,美国管理会计师协会发布了《RPA推动财务职能变革》的报告。该报告主要对RPA(机器人流程自动化)进行了详细介绍,阐述了RPA对财务和会计转型方面的深远影响,并详述了在财务和会计业务流程领域的广泛使用性。随着财务工作的重心将从核算过去转为管理未来,需要依托于综合应用大数据、云计算、移动互联网、人工智能、区块链等先进“新基建”数字化手段,最大限度发挥财务数据价值,推动实现传统财务向数据共享和信息传输自动化、财务职能智能化以及机器学习智慧化的财务变革。作为数字化变革的众多工具之一,RPA与数据科学、AI、数据可视化、区块链等技术相比,能够以“短平快”的方式解决企业现有系统的数据孤岛难题,保障企业和财务部门能从多维度、高质量和准确及时的数据供应中获益。

麦肯锡公司对财务和会计流程以及自动化软件能力进行了详细分析,结果显示目前的RPA能力可以实现42%的财务活动“完全自动化”,并仍有19%的自动化程度提升空间。对于大型企业客户,财务共享中心为RPA的应用和落地提供了良好的基础,财务共享中心实现了财务职能的集约化、规模化、标准化和简化,这些努力为RPA的推行和进一步加速智慧财务奠定了基础。对于中小型客户,RPA所带来的虚拟劳动力为企业提供了灵活的运营扩展能力、流程的标准化,为企业组织的持续增长奠定了稳定的标准化流程沉淀。

尽管IMA报告重新从各方面阐明了RPA的概念,做出RPA是财务职能实现数字化变革的关键工具的结论,企业客户仍需要在RPA选型时结合RPA厂商的产品定位、行业优势、落地案例,客户规模和服务能力对RPA厂商进行综合考量。不同RPA厂商会因不同的行业理解在RPA产品的定位上不尽相同。安全、稳定、可靠和高效仍是企业RPA项目选型不变的核心诉求。人手一个机器人是个美好的愿景,缺乏企业级的中央管控的RPA的引入往往难以与企业整体战略对齐,与财务职能的核心目标对齐,难以实现为优化企业整体运行绩效而进行。集约化使用仍然是RPA应用的主流趋势和长期需求,尤其是风险合规成本和企业级整体效率提升方面。

RPA方案的整体规划同样重要,缺少统筹规划,试图通过少数特定场景使用RPA机器人来实现整体降本增效是困难的,因此以企业级中央管理视角作为产品设计理念并实现RPA机器人集约管理的厂商应该被优先选择。鉴于RPA项目的优秀扩展性,RPA厂商大型项目案例应该受到重视,以评估RPA是否满足持续渐进的平台扩展能力,实现与AI等创新技术的融合创新落地,实现自动化能力向其他部门输出,最终实现企业级智慧运营。

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财务变革需要新思想、新技术,RPA作为企业数字化转型新基建技术,与AI的优势高度互补,可以全面、快速、低成本打通企业现有IT基础设施、内外部数据和实现任务标准化等。实现智能化场景的全景化落地,是企业迈向人工智能之旅的重要一步,它驱动着越来越多偶发性转型向持续迭代重塑转变,以人类员工与虚拟劳动力混编的跨职能团队,灵活多变的员工架构和职能结构,培养自主性及鼓励持续学习的团队文化。期待财务变革的RPA项目能成为企业数字化转型的火种,驱动技术赋能文化,助力企业智慧运营,赢在人工智能时代。

作者单位:珠海金智维信息科技有限公司

来源:《中国总会计师》杂志

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