【部署RPA,你需要避免这四个坑】

“投资狂人”孙正义曾对机器人的前景十分看好。他表示,到2047年,智能机器人的数量将与人类的数量相等,“世界经济将在RPA和AI的帮助下,迎来第二次经济大飞跃。”

根据2019年Gartner的分析报告显示:

  • 2020年,RPA(机器人过程自动化)市场将达到10亿美元。美国大约80%的财务管理者已经采用或计划采用RPA

  • 2021年,美国40%购买RPA的企业将会因为使用不当、无法扩展等原因而后悔

当一些企业使用RPA来代替重复执行且工作量大的人工操作流程,实现盈利的时候,也有一些企业因为没有进行认真规划,在非必要的地方部署了RPA,从而栽了跟头。

德勤在一次调查中发现,在使用RPA的400家公司中,30%到50%的RPA项目在一开始便失败了, 63%的RPA项目没有按时交付。为什么这些自动化项目的失败率这么高?企业怎样避免这样的情况发生呢?

以下是雷锋网AI金融评论总结的四个RPA项目失败的原因。

选错方向

IT分析师Jason Bloomberg在《福布斯》杂志中写道,RPA的主要弱点就在于鲁棒性差。

和深度学习(Deep Learning)不同的是,RPA这种软件机器人无法从数据中学习并做出推理和判断。它只能模拟人在使用计算机时的操作行为。但人的行为是复杂多变的,而RPA模拟的操作行为必须建立在稳定、有规律、符合业务规则等条件之上。

【部署RPA,你需要避免这四个坑】插图

把RPA应用到动态的、复杂的,并且频繁被人工干预的流程中,那么RPA的应用注定会失败。

严格的、基于规则的自动化机器人往往无法快速适应被改来改去的诸多操作。若在用户界面、数据或应用程序的任何一方面发生变化,机器人将无法适应。

人机协作经验不足

机器人流程自动化并不意味着机器人马上将业务流程100%的实现自动化。如今仍有大量环节难以实现自动化或者实现成本过高,人类需要和软件机器人合作完成工作。

有些即使自动化比例不高的企业,也决定采用RPA技术,因为只有通过实际应用,才能了解自动化过程中的问题,通过一步步解决这些问题,企业才能熟悉自动化的办公模式,培养适应这种模式的IT及业务人才,构建和自动化相匹配的团队。

而随着技术的进步,特别是AI技术和云技术的发展以及企业管理水平的提高,自动化的比例会逐渐上升。各个团队的工作模式也会随着自动化的发展而产生新的变化。目前,部分公司将RPA的控制和使用权交给了IT团队来做,他们对整个IT系统有比较深的了解,而随着自动化的比例上升,业务部门的员工也可以普遍的使用软件机器人工作。

此外,过时的IT基础设施和IT系统会影响RPA的使用效果。随着RPA业务的发展,公司的软件系统也需要及时更新升级,否则会出现无法扩展的情况。

忽视投入产出比

使用RPA最原始的动力是为了替代人工劳动,降低人力成本。人工操作需要成本,采用RPA的软件、实施和维护也需要成本,这时就需要对比一下哪种方式成本更低。

其中有四类成本需要企业重点关注。

  • 自己开发的成本or选择外包的成本

  • 许可证和管理费等隐形成本

  • 技术升级的成本

  • 管理RPA的人力成本

除此之外有四个指标可以衡量RPA是否值得使用。

  • 挑选重复执行、工作量大、且劳动力集中的流程

  • 警惕部署过多或过少的机器人

  • 灵活、多元化使用机器人(业务是不断发展的,并不是一尘不变的,对机器人适当的编程,有利于使用效果最大化)

  • 使用机器人后,项目的效率是否变快,工作失误是否减少

战术过于激进

日本最大招聘网站运营商DIP的执行干事进藤圭,曾分享他在RPA导入过程中的失败经验,“员工一时半会儿接受不了RPA导入失败,大多并不是技术问题,而是人的问题。首先,要让员工接受RPA,意识到它可以大大简化流程和提高工作效率。”

除了需要员工、企业管理者和公司其他利益相关者的支持外,企业还需要准备一个目标明确的自动化战略。建立战略有助于勾勒好业务路线,并为员工提供一个共同的目标,使得员工可以有条不紊的进行相关工作。战略应该涵盖业务的各个方面,从解决业务问题到员工使用RPA的培训,都需要进行细致的规划。

进藤圭表示:“不必用机器人取代所有的操作,因为 RPA 只是改善业务的方式之一。”有的公司一股脑儿地开展大项目,把RPA应用到许多流程中。过了许久都看不到成果,也无法对结果进行评估。而小流程导入RPA的好处是:不仅能马上出成果,风险可控,导入过程也顺畅许多。先从小流程着手,等员工对RPA有足够的了解后再进行大的项目,会把风险降到最低。

风险与机遇共存

“预计到2022年底,85%的大型和超大型组织都将部署RPA”,Gartner研究副总裁Fabrizio Biscotti表示。

RPA已经成为许多企业需要面对和适应的一个问题,企业应该注意这些阻碍企业自动化办公的陷阱。在大多数企业中,许多流程是冗余的,减少这些流程,可以为员工提供价值和技术性更高的工作机会。

就像每张办公桌上都有一台电脑一样,未来,企业将会为每个员工配备一个机器人。而同时那些技术较低的岗位也势必会被机器人所取代。

不管是风险还是机遇,自动化办公正在成为现实,你准备好了吗?

雷锋网(公众号雷锋网AI金融评论)文章。

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