浅谈RPA机器人在财务管理中的应用

陶之成

摘 要 从纸质到数字,从会计电算化到ERP,财务自动化、智能化进程从未停止过。2016年3月,德勤会计师事务所推出了财务智能机器人——小勤人,正式将人工智能引入财务工作中;随后,毕马威、普华永道也相继推出机器人自动化解决方案,使财务管理迈入了一个全新的时代。本文以铁塔公司尝试引入RPA财务机器人进行会计稽核为例,通过分析RPA机器人在财务管理中的应用现状和存在的问题,并针对性地提出对策,以期大大减轻会计人员的工作量,助力会计人员迅速转型,更好地支撑服务生产运营决策。

关键词 人工智能 财务机器人 会计人员转型

一、将财务机器人引入财务管理的重要性

RPA,即Robotic Process Automation(机器人流程自动化系统),其主要特点就是能够处理大量重复的、基于规则的工作流程任务,并且减少人工错误、确保零失误、提高效率、大幅度降低运营成本。RPA并不是专门为财务工作开发出来的,但基于财务工作的特点,RPA技术在财务领域的应用异常丰富。所谓RPA财务机器人,就是以机器人模拟财务人员,将财务管理过程中发生的各项业务经过梳理,通过流程自动化完成相关操作的技术。

目前,铁塔公司实行单站核算,就是划分单个“通信站址”为最小生产单元、作为最细管理维度进行相应的收入、建设及各项成本费用的归集核算活动。从经济业务分析,围绕铁塔从建设期所产生的工程报账,生产运营期产生的场租、电费、维护修理费、监控流量费核算,每月或每天均发生。不仅重复性强、工作量大、生产效率低下,而且财务人员人工稽核容易出错,核算质量不高,造成财务数据失真。以天津铁塔公司为例,共1.5万个站址,每月报账单数量约8000笔,目前配置了11个会计稽核人员,工作量饱和。因此,推广应用RPA财务机器人,有助于将财务人员从日常的、机械的会计处理工作中解放出来,有助于减轻财务人员负担,激发财务人员活力,发挥财务专业特长,支撑服务公司生产经营决策,而且有助于减少企业用人成本,提高公司效益与效率。

二、财务机器人在财务管理中应用的现状

(一)实现模拟会计核算人员对报账单自动稽核

  1. RPA机器人实现自动稽核的流程。报账人员提请报账后,自动触发财务机器人。财务机器人提取并解析相关数据包括OCR识别发票信息、附件信息、外围系统数据等;自动输入账号及密码登录,启动或调用相关系统,包括财务系统、PMS、物业、合同系统等。依据内设的规则进行判定,通过的单据出具稽核报告并自动发至下一环节;未通过的单据出具稽核报告,并发信息通知会计稽核岗提请人工干预。

2.机器人上线后的稽核情况。目前已经实现工程、场租、直供电、转供电以及维护修理费5大类报账业务的自动稽核,对前期设定的15项业务场景、313个系统稽核要点全部按会计标准化要求完成。这5大类业务相对规则单一,且报账数量大,约占全公司报账数量的80%以上。以工程报账业务为例,原需人工稽核共4项,包括发票、保廉合同各1项,税务风险承诺书2项,已全部实现机器人稽核,稽核要点共32个。其中,对发票的真伪,购买方信息与税务系统的税控信息、销售方信息与合同、报账单及发票专用章的一致性,商品名称、金额、税率、是否在认证期内等19个要点完成自动稽核;是否签订保廉合同、执行情况调查表是否有供应商签字盖章2个要点完成自动稽核;税务风险承诺书公司名称、合同名称、合同编号与报账单的一致性;现行税率与发票税率的一致性;承诺说明是否符合规范、是否有签章等13个要点完成自动稽核。

(二)会计核算质量和效率大幅提升

1.稽核准确率得到大幅提升。以2019年12月1日至26日稽核结果统计,自动触发提交的报账单数量为8465张,共需校验项目数量为220796个,其中校验通过项目数量为188986个,校验通过率为85.59%。未通过校验数量为31802张。经会计人员人工重新复核,未通过校验的报账单,主要与保廉合同相关的占26%,与报账单填写不规范相关的占比40%,与税务认证相关的占比33%,全部存在瑕疵,稽核准确率达到100%,保证了会计核算质量。

2.提升工作效率,降低人工成本。财务机器人可以全天候工作,有效提升工作处理效率,降低人力成本;且工作内容和时间可以随需而变,及时响应业务需求。据测算,人工稽核平均每张单据所需时间为13分钟,财务机器人稽核每张单据所需时间仅为5分钟,按每月8094张报账单测算,财务机器人稽核每月节约时间为78430分钟;按照每天工作8小时,月工作日21.75天计算,可节约7.5个完整人工。目前,配置稽核人员为11个,未来可保留4人左右即可,从而有助于降低人工成本。

三、财务机器人推广应用中存在的问题

(一)管理不规范延迟财务机器人的推广

基于RPA机器人的技术特点,对重复性强、业务规则明确、流程标准化的业务处理应用有绝对优势。而在实际推广应用过程中,由于铁塔公司成立时间短,内控制度不健全,财务制度不完善,会计核算、业务流程没有完全实现标准化、系统化。以业务招待费报账需提供的附件为例,财务要求提供的附件包括招待费审批表、发票、粘贴单3张,并且明确了填写、粘贴规范。但实际报账中,传到财务的附件各类各异,有的缺少附件,有的填写不规范,有的提供的招待費审批表是作废格式的,等等。造成PRA机器人在应用中很容易报错,审核不通过,需要人工干预处理,不但大大增加了财务人员的工作量,而且让人质疑RPA机器人的功能,制约了RPA机器人的快速推广应用。

(二)对RPA机器人的应用思考不深

2016年,德勤财务机器人专家曾预言:“我们预计到2025年,基础财务都会被机器人替代。”2017年,“人工智能”被写入政府工作报告,人工智能产业已经成为国家战略重点扶持发展的产业。TechNavio.com资料显示,到2020年,预测超40%的组织机构将会引入RPA技术应用,全球机器人自动化市场规模预计可达到49.8亿美元。美国德勤会计师事务所在2017年采访了1200名信息技术高管,其中64%的受访者表示在未来两年会投资该技术,90%的受访者表示已经开始使用财务智能技术或者处于学习该技能阶段。未来15年,美国将有高达38%的财务工作岗位可能被机器人取代,而在中国,这一比例可能要超过70%。全国2000万会计人员中,基础会计工作人员比例高达80%,这势必将造成未来5~10年内大量的基础会计人员流失。但在铁塔公司内,目前对该项技术没有组织深入学习和思考。在财务机器人推广应用过程中,财务人员没有充分认识到其对未来职业发展的影响。

(三)RPA机器人推广应用还存在很大的局限性

一方面,基于RPA机器人模拟人的方式,自动执行特定工作流程的技术特点,它在不同行业、不同部门、不同业务均有很好的应用。目前,RPA机器人仅在铁塔公司财务部门开始应用,后期建议在采购部门、人力部门可尝试应用,实现自动订单处理,代替人工实现自动考勤等等,以提高公司运营效率。

另一方面,RPA机器人和人工智能(Artificial Intelligence,简称“AI”)都能在一定程度上替代原有的人工劳动,但是二者有很大的区别。RPA只能依靠固定的脚本执行命令,并且进行重复、机械性的劳动;而人工智能结合机器学习和深度学习,具有自主学习能力,通过计算机视觉、语音识别、自然语言处理等技术拥有认知能力,可以通过大数据不断矫正自己的行为,从而有预测、规划、调度以及流程场景重塑的能力。另外,RPA机器人技术及应用已经成熟,而AI技术在企业中的应用还处在初步探索阶段。因此,从短期而言,企业更倾向于以标准化、逻辑清晰的RPA为基础,未来逐步向智能化程度更高的AI方向发展。实现RPA与AI融合,将财务自动化从简单的会计核算向深化财务管理转变,结合大数据、区块链技术,整合运营数据,深化财务分析,支撑公司运营决策。

四、提升财务机器人应用成效的对策

(一)做好组织协调与培训

做好组织协调,是确保项目顺利实施的关键。RPA机器人的应用,需要得到公司管理层的高度重视,明确各部门的职责分工,优化业务流程及应用场景,确定解决方案,最终确保成功上线。加强RPA培训,让员工更好地了解和掌握RPA的操作,建立一支熟知RPA机器人技术的人才队伍,减少对RPA顾问的依赖,确保未来RPA机器人在公司的深入推广与应用。

(二)财务人员应主动转型与再造

财务机器人的运用和其他新兴技术一样,将会计人员从机械的财务处理工作中解放出来,有利于减轻会计人员的负担,财务人员面临转型。但人工智能取代的只是“账房先生”式的基层会计人员,而具备深入分析和管理控制技能的人员是难以被取代的。会计人员应加强学习,丰富计算机基础知识,紧跟大数据时代,重新进行职业定位。

1.由普通财务会计到管理会计转变。财务人员继续深入跟进新经济政策、财税知识,还应主动学习新的商务模式与价值体系,高度關注互联网模式下信息技术、大数据应用和人工智能,拓宽个人的知识面,树立既能“低头干活”,又能“抬头看路”的管理会计思维;通过职业判断,充分利用财务信息,提高分析问题能力、解决问题的能力,完成从财务会计到管理会计的过渡与转变。

2.由基础核算人员向复合型人才转变。财务机器人的功能可以覆盖报账的所有流程,且相比人工更具优势。未来,基础会计核算人员岗位很可能被财务机器人全部取代。为应对挑战,基础会计人员应加强其他业务知识的学习,不局限于会计领域,实现向具有专业知识、良好的职业判断能力、良好的计算机操作能力等复合型人才转变,通过岗位调整,为企业创造更大的价值。

五、结语

财务机器人在铁塔公司的推广应用,提高了工作效率,提升了会计核算质量,更重要的是解放了财务人员。财务人员应主动适应人工智能给会计领域带来的巨大改变,加速向复合型人才转型,向管理会计再造,主动学习、维护和升级智能会计程序,提高人工智能的可靠性与安全性,推动企业长期、稳定发展。

参考文献

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[2] 黄晶.人工智能在会计领域的应用——以财务机器人为例[J].山西农经,2018(24):100

[3] 王星月.人工智能对财务工作的影响及其应用探析[J].财税研究,2018(21):124.

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