[经典推荐]RPA最佳实践,RPA初学者必读

(Ernst and Young)在2017年发布的一篇报告中指出,30%到50%的初始项目以失败告终,而造成这些项目失败的原因之一就是选择错误的流程实施自动化。面对多个候选,RPA项目管理者经常陷入决策困境:应该做哪个?哪个应该先做?本文会对以上两个问题进行探讨。

流程改进不可以一刀切地选择方案。RPA作为流程改进的一种工具,适合于重复、规则导向、稳定少变的流程。

关键词1: 重复 (Repetitive)

开发RPA流程会有一定的成本,如果一个流程只是一次性的,那么就没有花时间和人力去RPA 的必要。最佳的选择是高频重复的流程,这样一是可以优化ROI,二是可以在最短时间内搜集足量的测试数据,缩短开发周期。

关键词 2: 规则 (Rule-based)

目前RPA技术通常能够自动化以规则为导向的、标准化的流程。这并不说明,需要人为判断的流程就不能用RPA自动化了。如果一个流程的某个步骤需要人为经验判断,可以考虑使用attended bot,或人机回圈(human in the loop),在自动化流程中融入人为干预实现人机互动。但如果一个流程有相当数量的步骤需要人为介入,那么这个流程就不适合RPA。

关键词3:    稳定  (Stable)

当操作流程或用户界面发生改变时,需要对RPA程序进行相应的调整。因此为了减少维护成本、提高项目ROI, 实施RPA项目需要挑选相对稳定的流程。流程稳定性包含两个层面,一是看流程的业务逻辑是否有很多变化或变种;二是看流程的软件系统是否在短期内会有大的改动。通常业务逻辑和系统在三到六个月内不会有大变化的流程才适合RPA。

两个围度

业界普遍的做法是从“复杂性”和“预期年化效益”这两个围度来量化衡量所有的候选流程。

? 围度1:复杂性

复杂性是由许多因素决定的,UiPath建议了一套很好的复杂性评分系统(见下图):

通常RPA项目管理人员需要咨询专业开发人员的意见,给这些因素付以权重。然后针对这些因素给候选流程逐一进行难度打分,最终算出每个候选流程的加权难度值。

? 围度2:预期年化效益

衡量年化效益也需要从多角度考虑,通常的做法只从人工节省单方面考虑,但这样未免过于片面。对于难以量化的效益,项目管理者可以充分咨询业务团队的意见进行评估。

将所有候选的流程从两个围度量化后,可以将它们画在一个2乘2或3乘3的矩阵图内。如果您的团队还处在试点(Proof of concept) 阶段或者在方面经验不多,请务必先从右下脚的“甜蜜区” (quick wins) 开始。选择难度最小,价值最高的流程。在制定RPA实施蓝图时,先做低难度区,再过渡到高难度区。因此,建议的选择顺序为:Quick wins—>low hanging fruits—>must do improvements—>long term improvements。

如果您的团队在RPA实施方面已经成熟,对于各种RPA技术已经有相当的应用经验。那么可以先看高价值区,再到低价值区。建议的顺序则为Quickwins—>must doimprovements—>low hanging fruits —>long termimprovements。

当然不要忘了还有其他重要的因素决定着RPA项目的优先排序,比如与其他正在开展的项目所具有的关联性、预估到的业务量的突然增长、以及法规和监管的要求。蓝图路径的制定也需要和企业战略,开发预算等其他因素结合起来进行考量。

最后,笔者想要和大家分享的是,失败并不是魔鬼,不要把RPA实施过程中某个项目的失败当作一件坏事。学习型的团队和组织会从失败中吸取经验而获得更多成功。

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